Як отримати довідку про податкове резидентство України, строки, апостиль

У цій статті ми простою мовою пояснимо: що це за документ, де його взяти, коли на нього обов’язково ставити апостиль і як оформити все «під ключ», навіть якщо ви зараз перебуваєте за межами України. Ви дізнаєтесь про всі нюанси – від термінів виготовлення до типових причин відмов, щоб ваш шлях до легалізації доходів був максимально швидким та передбачуваним.

Ми готові надати вам такі послуги:

• Довідка податкового резидента України
• Легалізація документів
• Витребування освітніх документів в Україні

Замовити

* орієнтуйтеся на строки та вартість у прайс-листі наших послуг – допоможемо з перекладом, апостилем, легалізацією та доставкою документа в будь-яку точку світу.

Коли і в яких випадках потрібна довідка про податкове резидентство

Отже, довідка про податкове резидентство – це офіційне підтвердження того, що саме Україна вважається вашим «податковим домом».

Простий приклад: ви працюєте або тимчасово живете за кордоном, скажімо, в Іспанії. Ви надаєте цю довідку місцевим органам, щоб застосувати Конвенцію про уникнення подвійного оподаткування. Так іноземна податкова бачить, що ви вже є платником податків в Україні, і не нараховує вам додаткові податкові зобов’язання в Іспанії.

Хто вважається податковим резидентом України

Існує три основні критерії, за якими визначається ваш статус:

1. Час: Ви провели в Україні понад 183 дні протягом календарного року.
2. Реєстрація: У вас є діючий ІПН (РНОКПП) в Україні.
3. Центр життєвих інтересів: Це найбільш комплексний варіант. Він означає, що ваше життя тісно пов’язане з Україною: тут проживає ваша родина, зареєстрований бізнес, знаходяться основні банківські рахунки або нерухомість.

Підтвердження через «центр інтересів» часто вимагає ретельної аргументації. У складних випадках ми радимо спочатку пройти консультацію з податковим адвокатом, щоб правильно сформувати пакет доказів для ДПС.

Кому і в яких ситуаціях потрібна ця довідка

Що обов’язково вказується в довідці:

1. Рік, за який підтверджується резидентство (наприклад, 2024 або 2025).
2. Країна призначення, куди ви плануєте подавати документ.
3. Ваш статус: фізична особа, ФОП або юридична особа (ТОВ).

Важливо визначити ці дані заздалегідь, адже помилка в країні або статусі зробить документ недійсним для іноземної установи.

Ось наступний розділ статті, де ми розбираємо орган видачі та способи подання документів.

Як виглядають документи

Хто видає довідку та хто може за нею звернутися

Видачею довідки займається Державна податкова служба України (ДПС). У документі офіційно фіксуються ваші дані (ПІБ, ІПН), період резидентства та підтвердження того, що ви є платником податків в Україні.

Хто має право подати запит:

• Особисто: Ви самостійно звертаєтесь до податкової інспекції.
• Родич або знайомий: Лише за наявності нотаріальної довіреності.
• Адвокат: На підставі договору про надання правової допомоги (це найшвидший варіант для тих, хто перебуває за кордоном).

Якщо ви перебуваєте за межами України, у вас є два основні шляхи:

1. Через консульство України: Це офіційний шлях, але на практиці він часто виявляється занадто довгим та бюрократично складним.
2. Через уповноваженого представника в Україні: Це наш стандартний робочий варіант. Ми отримуємо довідку за вас, за потреби ставимо апостиль і надсилаємо готовий документ кур’єром у будь-яку країну світу.

Важливий нюанс щодо довіреності: Якщо ви оформлюєте довіреність за кордоном, пам’ятайте, що для країн-учасниць Гаазької конвенції вона має бути з апостилем, а для інших – з консульською легалізацією. Також, якщо текст складений іноземною мовою, в Україні обов’язково робиться нотаріально засвідчений переклад.

Якщо ваша податкова інспекція була переміщена з тимчасово окупованої території, запит подається до релокованого підрозділу. Ми завжди заздалегідь перевіряємо актуальну адресу подачі, щоб уникнути втрати часу та помилок у логістиці.

Які документи та дані потрібні для отримання довідки

Для успішного подання запиту до податкової служби необхідно підготувати пакет документів:

• Заява про видачу довідки (встановленого зразка).
• Копія паспорта (якщо у вас ID-картка, обов’язково додайте витяг з реєстру щодо місця проживання).
• Копія ІПН (РНОКПП).
• Документ, що підтверджує повноваження (якщо подає представник): нотаріальна довіреність або адвокатський договір.

Ми рекомендуємо завжди додавати копію закордонного паспорта. Це допоможе податківцям правильно вказати ваше ім’я латиницею, щоб не виникло розбіжностей з вашими іноземними документами.

Якщо ви маєте статус внутрішньо переміщеної особи (ВПО), обов’язково додайте відповідну довідку. Податкова часто запитує її для звірки даних по району обслуговування.

Перед подачею переконайтеся, що ваша прописка в паспорті збігається з даними в податковому реєстрі. Якщо ви змінювали місце проживання, але не повідомили про це ДПС, запит можуть відхилити.

Як отримати довідку про податкове резидентство: особисто, онлайн, через представника

Існує три основні способи оформлення довідки про податкове резидентство. Вибір залежить від того, де ви перебуваєте та чи потрібен вам паперовий оригінал з апостилем.

Варіант 1. Особисто або через представника (в Україні)

Це найнадійніший спосіб, якщо вам потрібен фізичний документ для подальшого апостилювання.

Ви або ваш представник відвідуєте податкову інспекцію двічі: перший раз – для подачі заяви, другий (через 10–14 днів) – для отримання готової довідки.

Якщо ви подаєте документи за місцем реєстрації – звертаєтесь до «своєї» ДПІ. Якщо ви перебуваєте в іншому місті (наприклад, прописка в Одесі, а ви в Києві), у столиці зазвичай приймають запити у будь-якій податковій інспекції.

Варіант 2. Онлайн через Електронний кабінет

Найзручніший варіант для тих, хто знаходиться за кордоном і не потребує апостиля негайно. Ви подаєте електронний запит, а податкова надсилає готову довідку Укрпоштою на вказану вами адресу. Потрібна наявність кваліфікованого електронного підпису (КЕП).

Варіант 3. Через українське консульство

Не всі консульські установи надають таку послугу, тому це потрібно уточнювати в кожній країні індивідуально. Це зазвичай найдовший шлях.

Якщо іноземна установа вимагає довідку з апостилем, пам’ятайте – апостиль ставиться лише в Україні і лише на оригіналі, виданому на папері з «мокрою» печаткою. Тому, навіть якщо ви отримали довідку через консульство або поштою, її все одно доведеться передавати в Україну для легалізації.

Якщо ви оформлюєте довіреність за кордоном іноземною мовою – обов’язково робиться нотаріальний переклад українською. Якщо ж довіреність складена українською мовою в консульстві, перекладати доведеться лише сам іноземний апостиль (якщо він є).

У якому форматі видається довідка та строки її виготовлення

Довідка про податкове резидентство видається у двох варіантах:

1. Паперовий оригінал: Видається українською мовою з «мокрою» печаткою ДПС та живим підписом посадової особи. У документі зазвичай присутня англомовна транскрипція ключових полів (ПІБ, країна, рік). Тільки на такий формат можна поставити апостиль.
2. Електронна форма: Зручна для швидкої перевірки або подачі в межах України, але більшість іноземних установ її не приймають, оскільки її неможливо легалізувати (апостилювати).

Терміни залежать від завантаженості конкретної податкової інспекції та необхідності додаткових процедур. Стандартний термін – до 10 робочих днів.

Якщо потрібна легалізація, загальний строк зростає до 3–4 тижнів (інколи довше, якщо податкова затримує підтвердження підпису для Мін’юсту).

Якщо ви перебуваєте за кордоном, закладайте на весь процес (отримання + апостиль + логістика) приблизно 1,5–2 місяці.

Офіційної процедури термінового прискорення (за додаткову плату) для податкової довідки та апостиля на неї не передбачено. Тому ми рекомендуємо звертатися за документом заздалегідь.

Вартість: офіційні платежі та збори

Сума витрат на отримання довідки залежить від того, чи потрібна вам легалізація (апостиль), та від вашого юридичного статусу. Важливо враховувати, що з 1 січня 2026 року в Україні змінилися розміри державного мита через оновлення прожиткового мінімуму.

Сама довідка про податкове резидентство видається безкоштовно. Державна податкова служба не стягує зборів за її підготовку та видачу, незалежно від того, подаєте ви запит онлайн чи особисто.

Якщо країна подачі вимагає апостиль, з 2026 року діють такі офіційні тарифи:

• Для фізичних осіб та ФОП: ≈ 670 грн за один документ.
• Для юридичних осіб (ТОВ): ≈ 1160 грн за один документ.

При самостійній оплаті апостиля стежте, щоб платіж йшов від імені власника документа або офіційного заявника. Податкові органи вимагають зарахування суми «копійка в копійку» відповідно до діючих реквізитів.

Окрім державних зборів, у процесі можуть виникнути витрати на послуги нотаріуса, переклад, логістику та банківську комісію.

Строк дії довідки та коли найкраще за нею звертатися

Довідка про податкове резидентство має свою специфіку щодо термінів дії. На відміну від диплома чи свідоцтва про народження, вона підтверджує ваш статус лише за конкретний календарний рік.

Якщо вам потрібно підтвердити резидентство за 2023 та 2024 роки, вам необхідно замовити та отримати дві окремі довідки.

На початку року (наприклад, у січні чи лютому) податкова служба зазвичай не видає довідку за поточний рік. Це логічно: рік ще не завершився, і ви ще не встигли пробути в статусі резидента достатню кількість часу.

Найкращий час для звернення за довідкою на поточний рік – після завершення першого півріччя (червень-липень). На цей момент у податковій вже достатньо даних, щоб офіційно підтвердити ваш статус.

Термін дії за кордоном: Сама довідка підтверджує статус за минулий період безстроково, проте іноземні податкові органи часто вимагають, щоб документ був «свіжим» – виданим не раніше ніж за 3-6 місяців до моменту подачі.

Чи потрібні переклад, апостиль або консульська легалізація

Сама по собі українська довідка за кордоном – це просто аркуш паперу. Щоб вона отримала юридичну силу, її потрібно легалізувати. Спосіб легалізації залежить від того, у якій країні ви плануєте її подавати.

1. Апостиль (для країн Гаазької конвенції)

Це найпоширеніший варіант. Апостиль – це спеціальний штамп, який підтверджує, що документ є офіційним і дійсним. Він потрібен для більшості країн Європи (Польща, Німеччина, Іспанія, Італія тощо), а також для США, Канади та Великої Британії.

Апостиль на довідки про резидентство з 2024–2025 років проставляє безпосередньо Державна податкова служба України (ДПС). Апостиль ставиться лише на паперовий оригінал з «мокрою» печаткою.

2. Консульська легалізація

Якщо країна не підписала Гаазьку конвенцію (наприклад, ОАЕ, Катар, Таїланд), процедура складніша. Документ має пройти через Міністерство закордонних справ, а потім бути засвідченим у консульстві відповідної країни.

3. Країни з двосторонніми угодами

Раніше з деякими країнами (наприклад, Польщею, Чехією, країнами Балтії) діяли угоди, що дозволяли подавати документи без апостиля.

Увага: У 2025–2026 роках практика змінилася. Через посилення контролю за відмиванням коштів (AML) та податкову прозорість, навіть країни з такими угодами дедалі частіше вимагають апостильований документ. Ми завжди радимо ставити апостиль «про запас», щоб уникнути відмов в іноземній податковій.

Наявність апостиля підтверджує дійсність документа, але він залишається українською мовою. Тому переклад потрібен майже завжди.

• Нотаріальний переклад в Україні: Дипломований перекладач робить переклад, а нотаріус засвідчує його підпис. Це стандарт для більшості країн.
• Присяжний переклад: Деякі країни (наприклад, Франція, Італія) вимагають, щоб переклад робив присяжний перекладач безпосередньо в країні подачі.

Ніколи не робіть переклад ДО того, як поставили апостиль. Штамп апостиля також містить текст, який обов’язково має бути перекладений. Якщо зробити навпаки – переклад буде неповним.

Типові причини відмов і як їх уникнути

Більшість відмов у видачі довідки або проставленні апостиля стаються не через порушення закону, а через технічні неточності в документах або даних. Перевірте свій кейс за цими пунктами:

1. Невідповідність даних у реєстрах (найчастіша причина)

Якщо ви змінили місце проживання, прізвище або отримали новий паспорт, але не оновили ці дані в податковій (не подали заяву за формою № 5ДР), ваш запит буде відхилено. Податкова бачить невідповідність між вашою заявою та даними в базі.

Перед подачею на довідку актуалізуйте свої дані в Державному реєстрі фізичних осіб – платників податків.

2. Помилки в транслітерації

Працівники податкової заповнюють довідку українською, але в дужках зазначають прізвище латиницею. Якщо написання в довідці буде відрізнятися хоча б на одну літеру від написання у вашому закордонному паспорті, іноземний банк або податкова її не приймуть.

3. Недостатність підстав для резидентства

Якщо ви довгий час живете за кордоном і намагаєтесь отримати довідку лише на підставі наявності ІПН, податкова може вимагати додаткові докази «центру життєвих інтересів» в Україні. Підготуйте довідки про наявність нерухомості, реєстрацію ФОП або виписки з рахунків українських банків.

4. Проблеми з паперовим носієм (для апостиля)

Якщо ви отримали довідку, але на ній розмита печатка, підпис стоїть «не там» або документ має фізичні пошкодження – у проставленні апостиля буде відмовлено. При отриманні довідки в ДПС одразу перевіряйте чіткість печатки та наявність усіх реквізитів.

5. Помилки в довіреності

Якщо довіреність видана за кордоном без апостиля або в ній не прописано право представника саме на «отримання довідки про податкове резидентство та проставлення апостиля», податкова її не прийме. 

Важливо: Якщо ви отримали відмову, державний збір за апостиль (якщо він уже був сплачений) зазвичай не повертається. Тому краще витратити час на перевірку документів.

Висновок

Довідка про податкове резидентство – це ваша страховка від подвійних податкових нарахувань за кордоном. Процес її отримання став більш автоматизованим, проте вимоги до паперових оригіналів та апостиля залишаються суворими.

Пам’ятайте: успіх процедури на 90% залежить від правильної підготовки – від актуалізації даних у реєстрах ДПС до правильної транслітерації у заяві. Будь-яка дрібниця, як-от нечітка печатка або відсутність витягу про реєстрацію місця проживання, може затягнути процес на місяці.

Наша задача – зробити цей шлях для вас непомітним. Ми беремо на себе всю комунікацію з податковими органами, перевірку даних, проставлення апостиля та безпечну доставку готового документа вам у руки, де б ви не знаходилися.