Как получить справку о налоговом резидентстве Украины: сроки и апостиль

В этой статье мы простыми словами объясним: что это за документ, где его взять, когда на него обязательно ставить апостиль и как оформить все «под ключ», даже если вы сейчас находитесь за пределами Украины. Вы узнаете обо всех нюансах – от сроков изготовления до типичных причин отказов, чтобы ваш путь к легализации доходов был максимально быстрым и предсказуемым.

Мы готовы предоставить вам такие услуги:

• Справка налогового резидента Украины
• Легализация документов
• Истребование образовательных документов в Украине

Заказать

* ориентируйтесь на сроки и стоимость в прайс-листе наших услуг – поможем с переводом, апостилем, легализацией и доставкой документа в любую точку мира.

Когда и в каких случаях нужна справка о налоговом резидентстве

Итак, справка о налоговом резидентстве – это официальное подтверждение того, что именно Украина считается вашим «налоговым домом».

Простой пример: вы работаете или временно живете за границей, скажем, в Испании. Вы предоставляете эту справку местным органам, чтобы применить Конвенцию об избежании двойного налогообложения. Так иностранная налоговая видит, что вы уже являетесь плательщиком налогов в Украине, и не начисляет вам дополнительные налоговые обязательства в Испании.

Кто считается налоговым резидентом Украины

Существует три основных критерия, по которым определяется ваш статус:

1. Время: Вы провели в Украине более 183 дней в течение календарного года.
2. Регистрация: У вас есть действующий ИНН (РНОКПП) в Украине.
3. Центр жизненных интересов: Это наиболее комплексный вариант. Он означает, что ваша жизнь тесно связана с Украиной: здесь проживает ваша семья, зарегистрирован бизнес, находятся основные банковские счета или недвижимость.

Подтверждение через «центр интересов» часто требует тщательной аргументации. В сложных случаях мы советуем сначала пройти консультацию с налоговым адвокатом, чтобы правильно сформировать пакет доказательств для ГНС.

Кому и в каких ситуациях нужна эта справка

Что обязательно указывается в справке:

1. Год, за который подтверждается резидентство (например, 2024 или 2025).
2. Страна назначения, куда вы планируете подавать документ.
3. Ваш статус: физическое лицо, ФЛП или юридическое лицо (ООО).

Важно определить эти данные заранее, ведь ошибка в стране или статусе сделает документ недействительным для иностранного учреждения.

Вот следующий раздел статьи, где мы разбираем орган выдачи и способы подачи документов.

Как выглядят документы

Кто выдает справку и кто может за ней обратиться

Выдачей справки занимается Государственная налоговая служба Украины (ГНС). В документе официально фиксируются ваши данные (ФИО, ИНН), период резидентства и подтверждение того, что вы являетесь плательщиком налогов в Украине.

Кто имеет право подать запрос:

• Лично: Вы самостоятельно обращаетесь в налоговую инспекцию.
• Родственник или знакомый: Только при наличии нотариальной доверенности.
• Адвокат: На основании договора о предоставлении правовой помощи (это самый быстрый вариант для тех, кто находится за границей).

Если вы находитесь за пределами Украины, у вас есть два основных пути:

1. Через консульство Украины: Это официальный путь, но на практике он часто оказывается слишком долгим и бюрократически сложным.
2. Через уполномоченного представителя в Украине: Это наш стандартный рабочий вариант. Мы получаем справку за вас, при необходимости ставим апостиль и отправляем готовый документ курьером в любую страну мира.

Важный нюанс по доверенности: Если вы оформляете доверенность за границей, помните, что для стран-участниц Гаагской конвенции она должна быть с апостилем, а для других – с консульской легализацией. Также, если текст составлен на иностранном языке, в Украине обязательно делается нотариально заверенный перевод.

Если ваша налоговая инспекция была перемещена с временно оккупированной территории, запрос подается в релокированное подразделение. Мы всегда заранее проверяем актуальный адрес подачи, чтобы избежать потери времени и ошибок в логистике.

Какие документы и данные нужны для получения справки

Для успешной подачи запроса в налоговую службу необходимо подготовить пакет документов:

• Заявление о выдаче справки (установленного образца).
• Копия паспорта (если у вас ID-карта, обязательно добавьте выписку из реестра о месте проживания).
• Копия ИНН (РНОКПП).
• Документ, подтверждающий полномочия (если подает представитель): нотариальная доверенность или адвокатский договор.

Мы рекомендуем всегда добавлять копию загранпаспорта. Это поможет налоговикам правильно указать ваше имя латиницей, чтобы не возникло расхождений с вашими иностранными документами.

Если вы имеете статус внутренне перемещенного лица (ВПЛ), обязательно добавьте соответствующую справку. Налоговая часто запрашивает ее для сверки данных по району обслуживания.

Перед подачей убедитесь, что ваша прописка в паспорте совпадает с данными в налоговом реестре. Если вы меняли место проживания, но не сообщили об этом ГНС, запрос могут отклонить.

Как получить справку о налоговом резидентстве: лично, онлайн, через представителя

Существует три основных способа оформления справки о налоговом резидентстве. Выбор зависит от того, где вы находитесь и нужен ли вам бумажный оригинал с апостилем.

Вариант 1. Лично или через представителя (в Украине)

Это самый надежный способ, если вам нужен физический документ для дальнейшего проставления апостиля.

Вы или ваш представитель посещаете налоговую инспекцию дважды: первый раз – для подачи заявления, второй (через 10–14 дней) – для получения готовой справки.

Если вы подаете документы по месту регистрации – обращаетесь в «свою» ГНИ. Если вы находитесь в другом городе (например, прописка в Одессе, а вы в Киеве), в столице обычно принимают запросы в любой налоговой инспекции.

Вариант 2. Онлайн через Электронный кабинет

Самый удобный вариант для тех, кто находится за границей и не нуждается в апостиле сразу. Вы подаете электронный запрос, а налоговая отправляет готовую справку Укрпочтой на указанный вами адрес. Нужно наличие квалифицированной электронной подписи (КЭП).

Вариант 3. Через украинское консульство

Не все консульские учреждения предоставляют такую услугу, поэтому это нужно уточнять в каждой стране индивидуально. Это обычно самый долгий путь.

Если иностранное учреждение требует справку с апостилем, помните – апостиль ставится только в Украине и только на оригинале, выданном на бумаге с «мокрой» печатью. Поэтому, даже если вы получили справку через консульство или по почте, ее все равно придется передавать в Украину для легализации.

Если вы оформляете доверенность за границей на иностранном языке – обязательно делается нотариальный перевод на украинский. Если же доверенность составлена на украинском языке в консульстве, переводить придется только сам иностранный апостиль (если он есть).

В каком формате выдается справка и сроки ее изготовления

Справка о налоговом резидентстве выдается в двух вариантах:

1. Бумажный оригинал: Выдается на украинском языке с «мокрой» печатью ГНС и живой подписью должностного лица. В документе обычно присутствует англоязычная транскрипция ключевых полей (ФИО, страна, год). Только на такой формат можно поставить апостиль.
2. Электронная форма: Удобна для быстрой проверки или подачи в пределах Украины, но большинство иностранных учреждений ее не принимают, поскольку ее невозможно легализовать (апостилировать).

Сроки зависят от загруженности конкретной налоговой инспекции и необходимости дополнительных процедур. Стандартный срок – до 10 рабочих дней.

Если нужна легализация, общий срок увеличивается до 3–4 недель (иногда дольше, если налоговая задерживает подтверждение подписи для Минюста).

Если вы находитесь за границей, закладывайте на весь процесс (получение + апостиль + логистика) примерно 1,5–2 месяца.

Официальной процедуры срочного ускорения (за дополнительную плату) для налоговой справки и апостиля на нее не предусмотрено. Поэтому мы рекомендуем обращаться за документом заранее.

Стоимость: официальные платежи и сборы

Сумма расходов на получение справки зависит от того, нужна ли вам легализация (апостиль), и от вашего юридического статуса. Важно учитывать, что с 1 января 2026 года в Украине изменились размеры государственной пошлины из-за обновления прожиточного минимума.

Сама справка о налоговом резидентстве выдается бесплатно. Государственная налоговая служба не взимает сборов за ее подготовку и выдачу, независимо от того, подаете вы запрос онлайн или лично.

Если страна подачи требует апостиль, с 2026 года действуют такие официальные тарифы:

• Для физических лиц и ФЛП: ≈ 670 грн за один документ.
• Для юридических лиц (ООО): ≈ 1160 грн за один документ.

При самостоятельной оплате апостиля следите, чтобы платеж шел от имени владельца документа или официального заявителя. Налоговые органы требуют зачисления суммы «копейка в копейку» в соответствии с действующими реквизитами.

Кроме государственных сборов, в процессе могут возникнуть расходы на услуги нотариуса, перевод, логистику и банковскую комиссию.

Срок действия справки и когда лучше всего за ней обращаться

Справка о налоговом резидентстве имеет свою специфику относительно сроков действия. В отличие от диплома или свидетельства о рождении, она подтверждает ваш статус только за конкретный календарный год.

Если вам нужно подтвердить резидентство за 2023 и 2024 годы, вам необходимо заказать и получить две отдельные справки.

В начале года (например, в январе или феврале) налоговая служба обычно не выдает справку за текущий год. Это логично: год еще не завершился, и вы еще не успели пробыть в статусе резидента достаточное количество времени.

Лучшее время для обращения за справкой на текущий год – после завершения первого полугодия (июнь-июль). К этому моменту в налоговой уже достаточно данных, чтобы официально подтвердить ваш статус.

Срок действия за границей: Сама справка подтверждает статус за прошлый период бессрочно, однако иностранные налоговые органы часто требуют, чтобы документ был «свежим» – выданным не ранее чем за 3-6 месяцев до момента подачи.

Нужны ли перевод, апостиль или консульская легализация

Сама по себе украинская справка за границей – это просто лист бумаги. Чтобы она получила юридическую силу, ее нужно легализовать. Способ легализации зависит от того, в какой стране вы планируете ее подавать.

1. Апостиль (для стран Гаагской конвенции)

Это самый распространенный вариант. Апостиль – это специальный штамп, который подтверждает, что документ является официальным и действительным. Он нужен для большинства стран Европы (Польша, Германия, Испания, Италия и т.д.), а также для США, Канады и Великобритании.

Апостиль на справки о резидентстве с 2024–2025 годов проставляет непосредственно Государственная налоговая служба Украины (ГНС). Апостиль ставится только на бумажный оригинал с «мокрой» печатью.

2. Консульская легализация

Если страна не подписала Гаагскую конвенцию (например, ОАЭ, Катар, Таиланд), процедура сложнее. Документ должен пройти через Министерство иностранных дел, а затем быть заверенным в консульстве соответствующей страны.

3. Страны с двусторонними соглашениями

Ранее с некоторыми странами (например, Польшей, Чехией, странами Балтии) действовали соглашения, которые позволяли подавать документы без апостиля.

Внимание: В 2025–2026 годах практика изменилась. Из-за усиления контроля за отмыванием средств (AML) и налоговой прозрачности, даже страны с такими соглашениями все чаще требуют апостилированный документ. Мы всегда советуем ставить апостиль «про запас», чтобы избежать отказов в иностранной налоговой.

Наличие апостиля подтверждает действительность документа, но он остается на украинском языке. Поэтому перевод нужен почти всегда.

• Нотариальный перевод в Украине: Дипломированный переводчик делает перевод, а нотариус заверяет его подпись. Это стандарт для большинства стран.
• Присяжный перевод: Некоторые страны (например, Франция, Италия) требуют, чтобы перевод делал присяжный переводчик непосредственно в стране подачи.

Никогда не делайте перевод ДО того, как поставили апостиль. Штамп апостиля также содержит текст, который обязательно должен быть переведен. Если сделать наоборот – перевод будет неполным.

Типичные причины отказов и как их избежать

Большинство отказов в выдаче справки или проставлении апостиля происходят не из-за нарушения закона, а из-за технических неточностей в документах или данных. Проверьте свой кейс по этим пунктам:

1. Несоответствие данных в реестрах (самая частая причина)

Если вы сменили место проживания, фамилию или получили новый паспорт, но не обновили эти данные в налоговой (не подали заявление по форме № 5ДР), ваш запрос будет отклонен. Налоговая видит несоответствие между вашим заявлением и данными в базе.

Перед подачей на справку актуализируйте свои данные в Государственном реестре физических лиц – плательщиков налогов.

2. Ошибки в транслитерации

Сотрудники налоговой заполняют справку на украинском, но в скобках указывают фамилию латиницей. Если написание в справке будет отличаться хотя бы на одну букву от написания в вашем загранпаспорте, иностранный банк или налоговая ее не примут.

3. Недостаточность оснований для резидентства

Если вы долгое время живете за границей и пытаетесь получить справку только на основании наличия ИНН, налоговая может потребовать дополнительные доказательства «центра жизненных интересов» в Украине. Подготовьте справки о наличии недвижимости, регистрации ФЛП или выписки со счетов украинских банков.

4. Проблемы с бумажным носителем (для апостиля)

Если вы получили справку, но на ней размыта печать, подпись стоит «не там» или документ имеет физические повреждения – в проставлении апостиля будет отказано. При получении справки в ГНС сразу проверяйте четкость печати и наличие всех реквизитов.

5. Ошибки в доверенности

Если доверенность выдана за границей без апостиля или в ней не прописано право представителя именно на «получение справки о налоговом резидентстве и проставление апостиля», налоговая ее не примет. 

Важно: Если вы получили отказ, государственный сбор за апостиль (если он уже был оплачен) обычно не возвращается. Поэтому лучше потратить время на проверку документов.

Вывод

Справка о налоговом резидентстве – это ваша страховка от двойных налоговых начислений за границей. Процесс ее получения стал более автоматизированным, однако требования к бумажным оригиналам и апостилю остаются строгими.

Помните: успех процедуры на 90% зависит от правильной подготовки – от актуализации данных в реестрах ГНС до корректной транслитерации в заявлении. Любая мелочь, например нечеткая печать или отсутствие выписки о регистрации места проживания, может затянуть процесс на месяцы.

Наша задача – сделать этот путь для вас незаметным. Мы берем на себя всю коммуникацию с налоговыми органами, проверку данных, проставление апостиля и безопасную доставку готового документа вам в руки, где бы вы ни находились.