Як отримати апостиль в Україні, що це таке і коли потрібен

У цій статті ми допоможемо вам розібратися, як отримати апостиль в Україні, коли він дійсно потрібен, а коли замість нього необхідна консульська легалізація. Також пояснимо, на які документи ставиться апостиль – на оригінал чи копію, чи потрібен переклад і чому важливо не перекладати документ до проставлення штампа. Окремо розглянемо, які державні органи оформлюють апостиль для різних типів документів, які строки та платежі варто закладати, і які помилки найчастіше стають причиною відмов.

Ми готові надати вам такі послуги:

• Апостиль на свідоцтво про шлюб
• Апостиль на свідоцтво про народження
• Апостиль на рішення суду

Замовити

* орієнтуйтеся на строки та вартість у прайс-листі наших послуг – допоможемо з перекладом, апостилем, легалізацією та доставкою документа в будь-яку точку світу.

Що таке апостиль і для чого він потрібен

Апостиль – це міжнародний штамп, який підтверджує справжність підпису та печатки на вашому документі. Це своєрідний «квиток», який робить український документ юридично значущим в іншій країні.

Апостиль працює лише між країнами-учасницями Гаазької конвенції (зараз це понад 120 країн, включаючи майже всю Європу, США, Канаду).

• Варіант А: Країна підписала Конвенцію (наприклад, Іспанія, Польща, Німеччина). Вам достатньо поставити апостиль.
• Варіант Б: Країна НЕ підписала Конвенцію (наприклад, ОАЕ, Катар, Таїланд). Апостиль не підійде – потрібна складна процедура консульської легалізації.

Кому і в яких ситуаціях потрібен апостиль

Апостиль потрібен для того, щоб подати документ за кордоном. Залежить від документа, який апостилюється:

• Освітні документи (дипломи, атестати): Для вступу до іноземного університету або офіційного працевлаштування за фахом.
• Документи РАЦС (свідоцтва про народження, шлюб): Для отримання посвідки на проживання (ПНП), громадянства або реєстрації шлюбу за кордоном.
• Рішення суду: Найчастіше – про розірвання шлюбу, щоб підтвердити сімейний стан для нового шлюбу в іншій країні.
• Довідка податкового резидента: Критично важлива для фрілансерів та бізнесу, щоб уникнути подвійного оподаткування (дозволяє не платити податки двічі в Україні та в країні проживання).

Порада: Перед тим як замовляти апостиль, обов’язково уточніть у приймаючої сторони (наприклад, у вашому закордонному університеті), чи потрібен апостиль саме на оригінал, чи вони вимагають ще й «подвійний апостиль» (на переклад).

На який документ ставиться апостиль: на оригінал чи копію

У більшості випадків апостиль потрібно ставити саме на оригінал документа, а не на нотаріальну копію.
Апостиль на оригіналі підтверджує справжність самого документа. Апостиль на нотаріальній копії фактично підтверджує лише повноваження нотаріуса, а не первинний документ.

Чи потрібен переклад документа з апостилем?

Наявність апостиля робить документ дійсним, але він залишається українською мовою. Тому переклад потрібен майже завжди, проте його формат залежить від вимог країни призначення.

Три основні види перекладу:

Деякі країни (Італія, Франція, Австрія, Нідерланди, Бельгія, Швейцарія) вимагають процедуру подвійного підтвердження.

Як виглядає цей ланцюжок:

1. Ставимо перший апостиль на оригінал документа.
2. Робимо нотаріальний переклад цього документа (вже з апостилем).
3. Ставимо другий апостиль на цей переклад (засвідчуємо підпис нотаріуса).

Ніколи не робіть переклад ДО того, як поставили апостиль на оригінал. Штамп апостиля також містить текст, який обов’язково має бути перекладений. Якщо ви зробите навпаки – переклад буде неповним і недійсним.

Які органи в Україні ставлять апостиль і їхні нюанси

В Україні повноваження щодо апостилювання розділені між кількома міністерствами. Вибір залежить виключно від того, ким виданий документ.

Важливо: ламінування – ворог апостиля. 

На ламінований документ штамп поставити неможливо (він просто не триматиметься, а документ вважається зіпсованим). Якщо ваш документ у плівці – замовляйте дублікат.

Як виглядає апостиль на документах

Хто може подати документи на апостиль

Гарна новина: у більшості випадків вам не потрібно бути власником документа, щоб поставити на нього апостиль. Однак правила різняться залежно від міністерства.

Можливість подання документів на апостиль залежить від того, який саме орган проставляє апостиль та який тип документа подається.

Наприклад, подання документів до ДП «Інформаційно-іміджевий центр», органів РАЦС та Міністерства закордонних справ України – у цих органах не вимагається ані нотаріальна довіреність, ані адвокатський договір – достатньо подати сам документ та необхідний пакет супровідних даних.

Водночас є органи, де діють обмеження щодо заявника.
Наприклад, у Державній архівній службі звернутися за апостилюванням може лише особа, на ім’я якої видано архівну довідку, або її представник за довіреністю чи адвокатським договором.

Які документи та дані потрібні для апостилювання

Перелік документів і даних для проставлення апостиля залежить від того, який орган його проставляє та який тип документа подається. Нижче наведено структурований список вимог для кожного органу відповідно до чинної практики.

1. Найпопулярніші документи (Освіта, Бізнес, РАЦС)

2. Спеціальні довідки (Архів, Податкова, МЗС)

Чи потрібна нотаріальна довіреність для апостилювання документів

Необхідність нотаріальної довіреності залежить від того, через який орган проставляється апостиль та хто саме подає і забирає документи.

• Освіта (МОН), РАЦС та МЗС, Бізнес (Мін’юст): Нотаріальна довіреність не потрібна. Подати та забрати документи може будь-яка особа. У РАЦСі просто вкажіть ПІБ отримувача під час подачі.
• Архіви: Довіреність не потрібна, якщо подаєте особисто. Також можна все оформити дистанційно через Укрпошту без зайвих паперів.
• Податкова (ДПС): Тут правила найсуворіші. Потрібна нотаріальна довіреність або адвокатський договір.

Якщо подавати та отримувати документи від ДПС виключно через Укрпошту, у багатьох випадках можна обійтися без довіреності.

Як подати та отримати апостиль

Процедура подачі та отримання апостиля залежить від органу, який його проставляє. У кожного з них – свій порядок, кількість візитів та можливість дистанційного оформлення.

МЗС – особливий випадок: особисто прийти в міністерство неможливо, все працює тільки через логістику Нової Пошти.

Якщо ви обираєте особисту подачу в МОН або РАЦС, закладайте два окремі дні для візитів (день подачі та день готовності).

Для тих, хто за кордоном найзручніший варіант – подача через представника (юриста/адвоката), який візьме на себе походи до РАЦСу та Мін’юсту, де пошта не працює.

У якому форматі видається апостиль

Апостиль завжди видається у паперовому форматі, проставляється українською мовою. Якщо для подання документа за кордон потрібен переклад, він оформлюється окремо. 

Апостиль не проставляється на електронні документи – незалежно від того, чи це PDF, скан або електронний витяг. 

Як перевірити справжність апостиля онлайн

• Освітні документи – перевірка через сайт Іміджевого центру.
• Інші документи Мін’юст, ЗАГС, ДПС,МЗС та архів  – через реєстр Міністерства юстиції.

Строки виготовлення апостиля та можливість прискорення

Терміни залежать від установи та «чистоти» документа (чи є він у реєстрах). Зверніть увагу, що всі строки вказані у робочих днях.

• Освіта (МОН): Найбільш гнучкий орган. Можна чекати 30, 20, 10 або 5 днів, а за потреби оформити надтерміново – за кілька годин.
  Нюанс: Якщо документа немає в базі ЄДЕБО, строк автоматично зростає до 20-30 днів через запит до ВНЗ. Також важливим є рік видачі документу: якщо він виданий до 2000 року, то, ймовірно, строки будуть більшими через запит у навчальний заклад.
• Мін’юст та РАЦС: Офіційно – до 10 робочих днів, на практиці – 10–12 днів. Прискорення тут зазвичай не передбачене.
• Архіви: Найповільніший етап. Регламент – до 20 днів, але фактично процедура може тривати 1–1,5 місяця через складність звірки даних.
• Податкова (ДПС): Стандарт – 20–30 днів. Іноді доступні опції на 5 або 10 днів, проте податкова часто затримує видачу через внутрішні перевірки.
• МЗС (Медичні довідки тощо): Працюють стабільно – 5 або 10 днів залежно від сплаченого мита.

Офіційне прискорення працює лише в МОН (освіта), ДПС та МЗС за підвищеним тарифом.Щоб не втрачати час у МОН, заздалегідь перевірте свій диплом у реєстрі ЄДЕБО. Якщо його там немає – подавайтеся на найдовший строк, бо прискорення не спрацює.

Якщо ви подаєте документи поштою (МЗС, ДПС), додавайте ще 3–5 днів на пересилку в обидва боки. Ніколи не плануйте виїзд або подачу документів за кордоном «день у день». Завжди закладайте +1 тиждень до офіційного строку на випадок технічних збоїв у державних реєстрах.

Вартість: офіційні платежі та збори

Сума залежить від органу, терміновості та того, хто подає документ – фізична чи юридична особа.

Важливо: Вказані суми – це чистий державний збір. Послуги перекладу, нотаріуса та кур’єрської доставки оплачуються окремо.

Завжди додавайте до суми 20–50 грн банківської комісії. Державні органи вимагають зарахування повної суми збору «копійка в копійку».

Строк дії апостиля

Апостиль діє стільки ж, скільки сам документ, на який він проставлений.

Окремі документи, наприклад, довідка про несудимість – за кордоном діє приблизно 3 місяці. Краще отримувати і ставити апостиль ближче до дати, коли потрібно цю довідку подавати.

Чому можуть відмовити в апостилі?

Більшість відмов стається не через закон, а через технічний стан паперів. Перевірте свій документ за цими 6 пунктами:

1. Відсутність у реєстрах. Найчастіше це стосується дипломів. Якщо даних про навчання немає в базі ЄДЕБО – апостиля не буде.

Рекомендація: перед подачею перевірити документ у реєстрі.  Якщо документа немає – доведеться отримувати дублікат.

2. Застарілий або «не той» підпис. Якщо копію рішення суду підписав суддя, якого немає в актуальному реєстрі підписів (пішов у відставку), документ відхилять. У такому випадку потрібно отримувати копію рішення суду.
3. Фізичні пошкодження. Будь-які потертості, виправлення «коректором», розмиті печатки або ламінування – це 100% відмова.
4. Старий зразкок. Для РАЦСу (свідоцтва) критично, щоб документ був виданий після 2016 року.
5. Термін дії. Архівні та податкові довідки мають бути «свіжими» (зазвичай не старіші за 6 місяців).
6. Медичні нюанси. Довідки з лікарень часто розвертають, якщо на них немає печатки обласного управління охорони здоров’я або підпису головлікаря за затвердженим зразком.

Якщо ви сумніваєтесь у документі, краще заздалегідь отримати його новий дублікат. Це дешевше і швидше, ніж отримати відмову, втратити держмито (воно не повертається!) і починати все спочатку.

Висновок

Апостиль – це фінальний крок легалізації ваших документів. Більшість відмов стається через дрібниці: ламінування, старі бланки або відсутність даних у реєстрах. Щоб гарантовано отримати штамп, перевірте фізичний стан документа та актуальність підписів ще до виходу з дому.

Апостиль завжди прив’язаний до конкретного документа, органу та країни призначення, тому універсального рішення тут не існує. Те, що працює для однієї країни або типу документа, може не підійти для іншої ситуації.

Наша задача – зробити процес зрозумілим, передбачуваним і без зайвих відмов, щоб ви отримали готовий документ, який дійсно приймуть у потрібному органі та країні.