Как получить апостиль в Украине, что это такое и когда нужно

В этой статье мы поможем вам разобраться, как получить апостиль в Украине, когда он действительно нужен, а когда вместо него требуется консульская легализация. Также объясним, на какие документы ставится апостиль – на оригинал или копию, нужен ли перевод и почему важно не переводить документ до проставления штампа. Отдельно рассмотрим, какие государственные органы оформляют апостиль для разных типов документов, какие сроки и платежи стоит закладывать, и какие ошибки чаще всего становятся причиной отказа.

Мы готовы предоставить вам такие услуги:

• Апостиль на свидетельство о браке
• Апостиль на свидетельство о рождении
• Апостиль на решение суда

Заказать

* ориентируйтесь на сроки и стоимость в прайс-листе наших услуг – поможем с переводом, апостилем, легализацией и доставкой документа в любую точку мира.

Что такое апостиль и для чего он нужен

Апостиль – это международный штамп, который подтверждает подлинность подписи и печати на вашем документе. Это своего рода «билет», который делает украинский документ юридически значимым в другой стране.

Апостиль работает только между странами-участницами Гаагской конвенции (сейчас это более 120 стран, включая почти всю Европу, США, Канаду).

• Вариант А: Страна подписала Конвенцию (например, Испания, Польша, Германия). Вам достаточно поставить апостиль.
• Вариант Б: Страна НЕ подписала Конвенцию (например, ОАЭ, Катар, Таиланд). Апостиль не подойдёт – нужна сложная процедура консульской легализации.

Кому и в каких ситуациях нужен апостиль

Апостиль нужен для того, чтобы подать документ за границей. Зависит от документа, который апостилируется:

• Образовательные документы (дипломы, аттестаты): Для поступления в иностранный университет или официального трудоустройства по специальности.
• Документы ЗАГС (свидетельства о рождении, браке): Для получения вида на жительство (ВНЖ), гражданства или регистрации брака за границей.
• Решение суда: Чаще всего – о расторжении брака, чтобы подтвердить семейное положение для нового брака в другой стране.
• Справка налогового резидента: Критически важна для фрилансеров и бизнеса, чтобы избежать двойного налогообложения (позволяет не платить налоги дважды – в Украине и в стране проживания).

Совет: Перед тем как заказывать апостиль, обязательно уточните у принимающей стороны (например, в вашем зарубежном университете), нужен ли апостиль именно на оригинал, или они требуют ещё и «двойной апостиль» (на перевод).

На какой документ ставится апостиль: на оригинал или копию

В большинстве случаев апостиль нужно ставить именно на оригинал документа, а не на нотариальную копию.
Апостиль на оригинале подтверждает подлинность самого документа. Апостиль на нотариальной копии фактически подтверждает только полномочия нотариуса, а не первичный документ.

Нужен ли перевод документа с апостилем?

Наличие апостиля делает документ действительным, но он остаётся на украинском языке. Поэтому перевод нужен почти всегда, однако его формат зависит от требований страны назначения.

Три основных вида перевода:

Некоторые страны (Италия, Франция, Австрия, Нидерланды, Бельгия, Швейцария) требуют процедуру двойного подтверждения.

Как выглядит эта цепочка:

1. Ставим первый апостиль на оригинал документа.
2. Делаем нотариальный перевод этого документа (уже с апостилем).
3. Ставим второй апостиль на этот перевод (заверяем подпись нотариуса).

Никогда не делайте перевод ДО того, как поставили апостиль на оригинал. Штамп апостиля тоже содержит текст, который обязательно должен быть переведён. Если сделать наоборот – перевод будет неполным и недействительным.

Какие органы в Украине ставят апостиль и их нюансы

В Украине полномочия по проставлению апостиля разделены между несколькими министерствами. Выбор зависит исключительно от того, кем выдан документ.

Важно: ламинирование – враг апостиля. 

На ламинированный документ штамп поставить невозможно (он просто не будет держаться, а документ считается испорченным). Если ваш документ в плёнке – заказывайте дубликат.

Как выглядит апостиль на документах

Кто может подать документы на апостиль

Хорошая новость: в большинстве случаев вам не нужно быть владельцем документа, чтобы поставить на него апостиль. Однако правила отличаются в зависимости от министерства.

Возможность подачи документов на апостиль зависит от того, какой именно орган проставляет апостиль и какой тип документа подаётся.

Например, подача документов в ГП «Информационно-имиджевый центр», органы ЗАГС и Министерство иностранных дел Украины – в этих органах не требуется ни нотариальная доверенность, ни адвокатский договор – достаточно подать сам документ и необходимый пакет сопроводительных данных.

В то же время есть органы, где действуют ограничения в отношении заявителя.
Например, в Государственной архивной службе обратиться за проставлением апостиля может только лицо, на имя которого выдана архивная справка, или его представитель по доверенности либо адвокатскому договору.

Какие документы и данные нужны для проставления апостиля

Перечень документов и данных для проставления апостиля зависит от того, какой орган его проставляет и какой тип документа подаётся. Ниже приведён структурированный список требований для каждого органа в соответствии с действующей практикой.

1. Самые популярные документы (Образование, Бизнес, ЗАГС)

2. Специальные справки (Архив, Налоговая, МИД)

Нужна ли нотариальная доверенность для проставления апостиля на документы

Необходимость нотариальной доверенности зависит от того, через какой орган проставляется апостиль и кто именно подаёт и забирает документы.

• Образование (МОН), ЗАГС и МИД, Бизнес (Минюст): Нотариальная доверенность не нужна. Подать и забрать документы может любой человек. В ЗАГС просто укажите ФИО получателя во время подачи.
• Архивы: Доверенность не нужна, если подаёте лично. Также можно всё оформить дистанционно через Укрпочту без лишних бумаг.
• Налоговая (ГНС): Здесь правила самые строгие. Нужна нотариальная доверенность или адвокатский договор.

Если подавать и получать документы от ГНС исключительно через Укрпочту, во многих случаях можно обойтись без доверенности.

Как подать документы и получить апостиль

Процедура подачи и получения апостиля зависит от органа, который его проставляет. У каждого из них – свой порядок, количество визитов и возможность дистанционного оформления.

МИД – особый случай: лично прийти в министерство невозможно, всё работает только через логистику Новой Почты.

Если вы выбираете личную подачу в МОН или ЗАГС, закладывайте два отдельных дня для визитов (день подачи и день готовности).

Для тех, кто находится за границей, самый удобный вариант – подача через представителя (юриста/адвоката), который возьмёт на себя походы в ЗАГС и Минюст, где почта не работает.

В каком формате выдается апостиль

Апостиль всегда выдаётся в бумажном формате, проставляется на украинском языке. Если для подачи документа за границу нужен перевод, он оформляется отдельно. 

Апостиль не проставляется на электронные документы – независимо от того, это PDF, скан или электронная выписка. 

Как проверить подлинность апостиля онлайн

• Образовательные документы – проверка через сайт Имиджевого центра.
• Другие документы Минюст, ЗАГС, ГНС, МИД и архив  – через реестр Министерства юстиции.

Сроки изготовления апостиля и возможность ускорения

Сроки зависят от учреждения и «чистоты» документа (есть ли он в реестрах). Обратите внимание, что все сроки указаны в рабочих днях.

• Образование (МОН): Самый гибкий орган. Можно ждать 30, 20, 10 или 5 дней, а при необходимости оформить сверхсрочно – за несколько часов.
  Нюанс: Если документа нет в базе ЕГЭБО, срок автоматически увеличивается до 20-30 дней из-за запроса в вуз. Также важен год выдачи документа: если он выдан до 2000 года, то, вероятно, сроки будут больше из-за запроса в учебное заведение.
• Минюст и ЗАГС: Официально – до 10 рабочих дней, на практике – 10–12 дней. Ускорение здесь обычно не предусмотрено.
• Архивы: Самый медленный этап. Регламент – до 20 дней, но фактически процедура может длиться 1–1,5 месяца из-за сложности сверки данных.
• Налоговая (ГНС): Стандарт – 20–30 дней. Иногда доступны опции на 5 или 10 дней, однако налоговая часто задерживает выдачу из-за внутренних проверок.
• МИД (Медицинские справки и т.п.): Работают стабильно – 5 или 10 дней в зависимости от оплаченной пошлины.

Официальное ускорение работает только в МОН (образование), ГНС и МИД по повышенному тарифу. Чтобы не терять время в МОН, заранее проверьте свой диплом в реестре ЕГЭБО. Если его там нет – подавайте на самый длинный срок, потому что ускорение не сработает.

Если вы подаёте документы почтой (МИД, ГНС), добавляйте ещё 3–5 дней на пересылку в обе стороны. Никогда не планируйте выезд или подачу документов за границей «день в день». Всегда закладывайте +1 неделю к официальному сроку на случай технических сбоев в государственных реестрах.

Стоимость: официальные платежи и сборы

Сумма зависит от органа, срочности и того, кто подаёт документ – физическое или юридическое лицо.

Важно: Указанные суммы – это чистый государственный сбор. Услуги перевода, нотариуса и курьерской доставки оплачиваются отдельно.

Всегда добавляйте к сумме 20–50 грн банковской комиссии. Государственные органы требуют зачисления полной суммы сбора «копейка в копейку».

Срок действия апостиля

Апостиль действует столько же, сколько сам документ, на который он проставлен.

Некоторые документы, например, справка о несудимости – за границей действует примерно 3 месяца. Лучше получать и ставить апостиль ближе к дате, когда нужно эту справку подавать.

Почему могут отказать в апостиле?

Большинство отказов происходит не из-за закона, а из-за технического состояния бумаг. Проверьте свой документ по этим 6 пунктам:

1. Отсутствие в реестрах. Чаще всего это касается дипломов. Если данных об обучении нет в базе ЕГЭБО – апостиля не будет.

Рекомендация: перед подачей проверить документ в реестре.  Если документа нет – придётся получать дубликат.

2. Устаревшая или «не та» подпись. Если копию решения суда подписал судья, которого нет в актуальном реестре подписей (ушёл в отставку), документ отклонят. В таком случае нужно получать копию решения суда.
3. Физические повреждения. Любые потёртости, исправления «корректором», размытые печати или ламинирование – это 100% отказ.
4. Старый образец. Для ЗАГСа (свидетельства) критически важно, чтобы документ был выдан после 2016 года.
5. Срок действия. Архивные и налоговые справки должны быть «свежими» (обычно не старше 6 месяцев).
6. Медицинские нюансы. Справки из больниц часто разворачивают, если на них нет печати областного управления здравоохранения или подписи главврача по утвержденному образцу.

Если вы сомневаетесь в документе, лучше заранее получить его новый дубликат. Это дешевле и быстрее, чем получить отказ, потерять госпошлину (она не возвращается!) и начинать всё сначала.

Вывод

Апостиль – это финальный шаг легализации ваших документов. Большинство отказов происходит из-за мелочей: ламинирование, старые бланки или отсутствие данных в реестрах. Чтобы гарантированно получить штамп, проверьте физическое состояние документа и актуальность подписей ещё до выхода из дома.

Апостиль всегда привязан к конкретному документу, органу и стране назначения, поэтому универсального решения здесь не существует. То, что работает для одной страны или типа документа, может не подойти для другой ситуации.

Наша задача – сделать процесс понятным, предсказуемым и без лишних отказов, чтобы вы получили готовый документ, который действительно примут в нужном органе и стране.