Як скласти довіреність на отримання документів в Україні: покрокове пояснення

Довіреність на отримання документів є зручним юридичним інструментом, який дозволяє одній особі офіційно доручити іншій отримання довідок, витягів, свідоцтв або інших офіційних документів замість довірителя. Потреба в оформленні такої довіреності найчастіше виникає у випадках перебування за кордоном, відсутності можливості особисто звернутися до державного органу або з метою економії часу та уникнення зайвих організаційних процедур. У цій статті простими та доступними словами пояснюється, як правильно скласти довіреність на отримання документів в Україні, які вимоги до неї встановлює законодавство та на що слід звернути увагу, щоб документ був прийнятий без зауважень. За потреби підготовка довіреності, її нотаріальне оформлення та супровід можуть бути повністю делеговані фахівцям, що дозволяє отримати необхідні документи швидко, законно та без зайвих клопотів.

Ми готові надати Вам такі послуги:

• Реєстрація ФОП
• Реєстрація ТОВ
• Архівні довідки

Замовити

* орієнтуйтеся на терміни та вартість у прайс-листі на наші послуги, допоможемо з перекладом, апостилем, легалізацією та доставкою документа в будь-яку точку світу

Довіреність на отримання документів в Україні є правовим інструментом, який дозволяє одній особі офіційно доручити іншій виконання визначених дій від свого імені. Такий документ застосовується у випадках, коли власник документів не має можливості особисто звернутися до державного органу, установи чи організації, але потребує отримання офіційних паперів у встановлені строки. Правильно оформлена довіреність надає представнику законні підстави діяти від імені довірителя без додаткових погоджень чи підтверджень.

Найчастіше довіреність на отримання документів використовується для отримання паспортних документів, свідоцтв органів ДРАЦС, судових рішень, витягів з державних реєстрів, довідок з податкових органів, архівних документів, а також документів у ЦНАПах та інших державних установах. Така довіреність є особливо актуальною для осіб, які перебувають за кордоном, проходять лікування, мають обмежені можливості для особистого відвідування установ або прагнуть делегувати ці питання родичам чи юристам. Саме тому оформлення довіреності на отримання документів в Україні є поширеною та практичною юридичною процедурою, яка дозволяє вирішувати організаційні питання законно та без зайвих ускладнень.

Що таке довіреність на отримання документів

Довіреність на отримання документів – це письмовий юридичний документ, яким одна особа (довіритель) надає іншій особі (повіреному) право діяти від її імені з метою отримання конкретних офіційних документів у державних органах, установах або організаціях. Така довіреність чітко визначає обсяг повноважень представника та підтверджує його право отримувати довідки, витяги, свідоцтва, судові рішення, реєстраційні документи та інші офіційні папери без особистої присутності довірителя. З правової точки зору довіреність на отримання документів в Україні є формою представництва, передбаченою цивільним законодавством, і використовується для законної передачі повноважень іншій особі.

Правова природа довіреності полягає у виникненні представницьких відносин між довірителем і повіреним, де останній діє виключно в межах наданих повноважень. Законодавство України допускає як усну, так і письмову форму довіреності, проте для отримання документів у більшості державних органів практично завжди вимагається письмова довіреність. Усна форма може застосовуватися лише у побутових або неформальних правовідносинах і не має юридичної сили для взаємодії з органами влади. У ряді випадків обов’язковою є нотаріальна форма довіреності, зокрема при отриманні важливих персональних або правовстановлюючих документів, зверненні до судів, органів ДРАЦС чи державних реєстрів. Нотаріальне посвідчення підтверджує справжність підпису довірителя, забезпечує юридичну чинність документа та мінімізує ризик відмови у прийнятті довіреності відповідними установами.

Коли потрібна довіреність на отримання документів

Довіреність на отримання документів необхідна у тих випадках, коли особа не може або не бажає особисто звертатися до державних органів, але потребує офіційного отримання документів у встановленому законом порядку. Вона є обов’язковою, якщо отримання документів здійснює третя особа, яка не є їх власником або заявником. Без належним чином оформленої довіреності державні установи не мають правових підстав видавати документи представнику, навіть якщо між сторонами існують родинні або інші особисті зв’язки. Саме тому довіреність на отримання документів в Україні виступає ключовим підтвердженням законності представництва.

На практиці така довіреність найчастіше використовується під час звернення до Центрів надання адміністративних послуг (ЦНАП), де отримують витяги з реєстрів, довідки про місце проживання, реєстраційні документи та інші адміністративні послуги. У судових органах довіреність необхідна для отримання копій судових рішень, ухвал або матеріалів справи. В органах ДРАЦС довіреність застосовується для отримання свідоцтв про народження, шлюб, розірвання шлюбу, зміну імені чи їх дублікатів. В архівах довіреність потрібна для доступу та отримання архівних довідок, копій актових записів або історичних документів. У кожному з цих випадків правильно оформлена довіреність на отримання документів є обов’язковою умовою для законного та безперешкодного отримання необхідних паперів.

Юридичні вимоги до довіреності

Юридичні вимоги до довіреності на отримання документів в Україні визначаються нормами цивільного законодавства та практикою застосування таких документів державними органами. Основною вимогою є дотримання належної форми довіреності та наявність усіх обов’язкових реквізитів, без яких документ може бути визнаний недійсним або не прийнятий установою. У більшості випадків довіреність складається у письмовій формі, що дозволяє чітко зафіксувати обсяг повноважень та уникнути правових спорів.

Обов’язковими реквізитами довіреності є повні та коректні дані довірителя і довіреної особи. У документі зазначаються прізвище, ім’я та по батькові, дата народження, реквізити документа, що посвідчує особу, а також, за потреби, місце проживання сторін. Важливо, щоб інформація була внесена без помилок, оскільки неточності можуть стати підставою для відмови у видачі документів. Окремо у довіреності обов’язково визначається перелік документів, які довірена особа має право отримувати. Формулювання повинні бути чіткими та конкретними, наприклад із зазначенням виду документа, органу його видачі та можливості отримання дублікатів або витягів.

Важливим елементом є строк дії довіреності. Якщо строк не зазначений, довіреність вважається чинною протягом одного року з дати її складання, якщо інше не передбачено законом. За необхідності строк дії може бути обмежений конкретною датою або подією. Обов’язковим реквізитом є підпис довірителя, який підтверджує його волевиявлення. У випадках, коли цього вимагає закон або конкретна установа, довіреність підлягає нотаріальному посвідченню. Нотаріальна форма забезпечує додаткову юридичну силу документа, підтверджує справжність підпису та значно знижує ризик відмови у прийнятті довіреності під час отримання офіційних документів.

Як скласти довіреність на отримання документів: покрокова інструкція

Крок 1) Підготовка необхідної інформації

Першим етапом оформлення довіреності на отримання документів в Україні є збір повної та коректної інформації про довірителя і довірену особу. Саме ці дані використовуються для ідентифікації сторін і перевіряються державними органами під час видачі документів.

На цьому етапі необхідно підготувати:

• повні ПІБ довірителя та довіреної особи;
• дати народження обох сторін;
• реквізити документа, що посвідчує особу (паспорт або інший документ);
• за потреби – адресу проживання та РНОКПП;
• інформацію про орган, у якому планується отримання документів.

Будь-які помилки або неточності в персональних даних можуть стати підставою для відмови у прийнятті довіреності. Тому підготовка інформації є базовим і критично важливим етапом.

Крок 2) Визначення кола повноважень довіреної особи

Далі визначається, які саме дії має право виконувати довірена особа. У довіреності на отримання документів повноваження повинні бути сформульовані чітко і конкретно, без двозначних формулювань.

Зазвичай у тексті довіреності зазначається право:

• подавати заяви та звернення до відповідних органів;
• отримувати довідки, витяги, свідоцтва, копії або дублікати документів;
• представляти інтереси довірителя в конкретній установі (ЦНАП, суд, ДРАЦС, архів тощо);
• підписувати документи виключно в межах отримання зазначених паперів.

Надмірно загальні формулювання можуть призвести до відмови у видачі документів, тоді як занадто обмежені повноваження не дозволять завершити процедуру. Саме тому визначення кола повноважень є ключовим для ефективного використання довіреності.

Крок 3) Вибір способу оформлення довіреності

На цьому етапі обирається форма довіреності – проста письмова або нотаріально посвідчена. Формально закон допускає письмову форму, однак на практиці більшість державних органів вимагають саме нотаріальну довіреність на отримання документів.

Звернення до нотаріуса доцільне у випадках, коли документи отримуються в суді, органах ДРАЦС, архівах або інших установах з підвищеними вимогами до представництва. Нотаріус перевіряє особу довірителя, правильність даних та оформлює текст довіреності відповідно до чинного законодавства, що значно знижує ризик відмови.

Крок 4) Підписання та засвідчення довіреності

Після підготовки тексту довіреність підписується довірителем. Якщо документ оформлюється у нотаріальній формі, підпис ставиться виключно в присутності нотаріуса, який засвідчує справжність волевиявлення та посвідчує документ.

Обов’язково перевіряється наявність дати складання та строку дії довіреності. За відсутності строку дії вона вважається чинною протягом одного року. Саме з моменту підписання та засвідчення довіреність набуває повної юридичної сили.

Крок 5) Передача довіреності довіреній особі

Завершальним етапом є передача оригіналу довіреності довіреній особі. Саме оригінал документа подається до державних органів під час отримання довідок, витягів або свідоцтв. Рекомендується також зберегти копію довіреності для контролю або подальшого використання.

Перед зверненням до установи доцільно додатково перевірити, чи відповідає довіреність вимогам конкретного органу. Такий підхід дозволяє уникнути відмов, затримок та повторного оформлення довіреності.

Чи потрібне нотаріальне посвідчення

Нотаріальне посвідчення довіреності на отримання документів в Україні потрібне не у всіх випадках, однак саме від форми довіреності залежить, чи буде вона прийнята конкретним державним органом. Законодавство допускає як просту письмову, так і нотаріальну форму довіреності, проте на практиці вимоги установ значно жорсткіші, ніж формальні норми закону.

Нотаріальне посвідчення є обов’язковим у ситуаціях, коли довірена особа отримує документи в органах, що працюють з актами цивільного стану, судовими матеріалами або державними реєстрами. Зокрема, нотаріальна довіреність на отримання документів зазвичай вимагається при зверненні до органів ДРАЦС для отримання свідоцтв або їх дублікатів, у судах для отримання копій рішень та матеріалів справ, в архівах, а також у випадках доступу до інформації з обмеженим режимом використання. У таких ситуаціях проста письмова довіреність майже завжди визнається недостатньою, і представнику може бути відмовлено у видачі документів.

Письмова форма довіреності без нотаріального посвідчення може бути прийнятною у більш простих адміністративних процедурах, наприклад для отримання окремих довідок або витягів, якщо це прямо допускається внутрішніми правилами відповідного органу. Проте навіть у таких випадках рішення часто залежить від конкретної установи або посадової особи. Саме тому, з практичної точки зору, нотаріальне посвідчення довіреності є найбільш безпечним варіантом, який мінімізує ризик відмови та повторного оформлення документів.

В умовах воєнного стану в Україні порядок оформлення довіреностей загалом збережено, однак на практиці державні органи стали уважніше перевіряти повноваження представників. У багатьох випадках вони віддають перевагу саме нотаріально посвідченим довіреностям, навіть якщо раніше допускалася проста письмова форма. Це пов’язано з підвищеними вимогами до ідентифікації осіб та захисту персональних даних.

Для іноземців або громадян України, які перебувають за кордоном, нотаріальне посвідчення довіреності є фактично обов’язковим. Якщо довіреність оформлюється за межами України, вона підлягає консульському посвідченню або нотаріальному посвідченню з подальшим апостилюванням чи легалізацією, залежно від країни оформлення. Лише за дотримання цих вимог довіреність на отримання документів в Україні визнається дійсною та приймається державними органами без зауважень.

Зразок довіреності

Типова довіреність на отримання документів в Україні має чітку структуру та складається з обов’язкових змістовних блоків, від наявності й правильності яких залежить її юридична чинність і прийняття державними органами. Незалежно від того, оформлюється довіреність у простій письмовій формі чи з нотаріальним посвідченням, її зміст повинен відповідати вимогам цивільного законодавства та практиці застосування.

Першим обов’язковим блоком є назва документа. У верхній частині зазначається слово «Довіреність» із можливим уточненням мети, наприклад «на отримання документів». Назва повинна однозначно вказувати на характер документа і не допускати подвійного тлумачення.

Далі зазначається дата та місце складання довіреності. Це критично важливий реквізит, без якого документ втрачає юридичну силу. Дата визначає початок дії довіреності та має значення для обчислення строку її чинності.

Наступним блоком є дані довірителя. У цьому розділі повністю зазначаються прізвище, ім’я та по батькові, дата народження, реквізити документа, що посвідчує особу, а також, за потреби, місце проживання або інші ідентифікаційні відомості. Важливо, щоб ці дані повністю відповідали офіційним документам без скорочень і помилок.

Після цього вказуються дані довіреної особи, які подаються в аналогічному обсязі. Саме на підставі цього блоку державні органи ідентифікують представника та перевіряють його право діяти від імені довірителя.

Ключовим елементом є опис повноважень. У цьому блоці чітко і конкретно зазначається, які саме дії має право виконувати довірена особа: отримувати довідки, витяги, свідоцтва, дублікати документів, звертатися до конкретних органів, подавати заяви та отримувати результати розгляду. Формулювання повинні бути точними, із зазначенням установ, видів документів і, за потреби, конкретних справ або реєстрів.

Окремо визначається строк дії довіреності. У тексті може бути зазначена конкретна дата закінчення дії або інший чіткий часовий орієнтир. Якщо строк не встановлено, довіреність діє протягом одного року з дати її складання, що також доцільно враховувати при підготовці документа.

Завершальними блоками є підпис довірителя та, за необхідності, нотаріальне посвідчення. Підпис підтверджує волевиявлення довірителя, а нотаріальне посвідчення засвідчує його справжність та надає довіреності повної юридичної сили. Саме наявність цих елементів забезпечує прийняття довіреності на отримання документів більшістю державних органів без зауважень.

Поради та типові помилки при складанні довіреності

Уникнення зазначених помилок та попередня перевірка довіреності з урахуванням вимог конкретної установи дозволяють оформити довіреність на отримання документів правильно з першого разу та без зайвих ускладнень.