Де і як отримати дублікат свідоцтва про шлюб

Якщо ви зіткнулися з ситуацією, коли потрібно відновити відомості про шлюб, я допоможу вам розібратися, де і як отримати дублікат свідоцтва, щоб уникнути зайвих затримок і помилок. Дублікат не створює новий запис і не змінює юридичний статус — він лише повторює дані, внесені до Державного реєстру актів цивільного стану, підтверджуючи факт офіційно зареєстрованого шлюбу. Такий документ потрібен у багатьох життєвих та юридичних ситуаціях: від оформлення спадщини й візи до подачі документів у суд або консульство. У цій статті я детально поясню, коли потрібен дублікат свідоцтва про шлюб, куди звертатися залежно від місця проживання та реєстрації, які документи підготувати і як діяти, якщо запис про шлюб втрачений або містить помилки.

Ми готові надати вам такі послуги:

• Дублікат свідоцтва про шлюб
• Апостиль на свідоцтво про шлюб
• Переклад свідоцтва про шлюб

Замовити

* орієнтуйтесь на строки та вартість у прайс-листі наші послуги — допоможемо з перекладом, апостилем, легалізацією та доставкою документа в будь-яку точку світу.

Чому може знадобитися дублікат свідоцтва про шлюб

Коли я допомагаю клієнтам розібратися у питаннях відновлення документів, завжди починаю з того, що дублікат свідоцтва про шлюб — це не новий документ, а повторний екземпляр офіційного запису в державному реєстрі актів цивільного стану. Він підтверджує факт шлюбу між двома особами, зареєстрований раніше, і має ту саму юридичну силу, що й оригінал.

Такий документ необхідний у ситуаціях, коли оригінал втрачений, пошкоджений або коли потрібно надати підтвердження шлюбу в різні установи. Іноді без дубліката неможливо оформити інші важливі документи — від паспорта до візи. Тому знати, де отримати дублікат свідоцтва про шлюб і як проходить процедура його оформлення, важливо заздалегідь, щоб уникнути затримок і бюрократичних складнощів.

Коли документ втрачений або пошкоджений

На практиці найчастіше звертаються за дублікатом, коли оригінал просто загублений. Це може статися під час переїзду, переоформлення документів, ремонту, після розлучення або смерті одного з подружжя. Іноді документ залишається у одного з колишніх партнерів, і його необхідно відновити заново. Інша поширена ситуація — пошкодження. Старі бланки легко рвуться, чорнила вигорають, печатки стають нечіткими. У таких випадках дублікат виконує ту ж функцію, що й оригінал, і приймається всіма установами: нотаріусами, судами, консульствами та органами реєстрації актів цивільного стану. Важливо пам’ятати, що дублікат містить ті ж дані, що й первинний документ — дату реєстрації шлюбу, прізвища подружжя, місце реєстрації та підписи посадових осіб.

У яких випадках потрібна копія для офіційних процедур

Дублікат свідоцтва про шлюб може знадобитися в різних юридичних та побутових ситуаціях. Наприклад, для підтвердження сімейного стану в консульстві або посольстві, якщо ви оформлюєте візу, громадянство, дозвіл на проживання або плануєте переїзд за кордон.

Також цей документ часто потрібен під час оформлення пенсії, спадщини, поділу майна, реєстрації дитини, зміни прізвища або отримання аліментів. Якщо ви звертаєтесь до нотаріуса для оформлення довіреності або подання документів до суду, дублікат також може знадобитися як доказ сімейних відносин. У деяких випадках дублікат запитують державні установи, якщо оригінал був виданий давно і дані про шлюб потрібно підтвердити повторно.

По суті, дублікат — це універсальне підтвердження шлюбу, без якого багато юридичних процедур просто неможливі. Тому краще заздалегідь знати, де можна отримати дублікат свідоцтва про шлюб і які кроки для цього потрібно пройти.

Як виглядає дублікат свідоцтва про шлюб

Де отримати дублікат свідоцтва про шлюб

Коли до мене звертаються із запитанням, де можна отримати дублікат свідоцтва про шлюб, я пояснюю, що в Україні ця процедура регулюється законом «Про державну реєстрацію актів цивільного стану». Видачею дублікатів займаються виключно органи державної реєстрації актів цивільного стану (РАЦС/ДРАЦС) та їхні офіційні представники.
Заяву можна подати особисто, через представника за довіреністю або дистанційно — залежно від того, де ви знаходитесь і як вам зручніше. Головне — розуміти, що дублікат видається лише на підставі даних із Державного реєстру, а отже, місце звернення має значення.

Основні органи, уповноважені видавати повторні свідоцтва

1. Відділи РАЦС (ДРАЦС) — це основний орган, де можна отримати дублікат свідоцтва про шлюб особисто. Саме туди первинно передаються записи про укладення шлюбу. Ви можете звернутися в той самий РАЦС, де реєстрували шлюб, або в будь-який інший за місцем проживання.
2. Центри надання адміністративних послуг (ЦНАП) — через них зручно подати заяву, якщо ви проживаєте в іншому регіоні. ЦНАПи передають документи до відповідного органу ДРАЦС, і ви отримуєте дублікат у тому ж ЦНАПі, де подали заявку.
3. Портал «Дія» — якщо у вас є кваліфікований електронний підпис, можна замовити дублікат онлайн. Електронне звернення доступне цілодобово, а готовий документ можна отримати у вибраному відділі ДРАЦС.
4. Консульські установи України за кордоном — для громадян, які проживають за межами країни, це єдиний спосіб отримати дублікат без особистого візиту в Україну. Консульство робить офіційний запит до Міністерства юстиції, і дублікат видають після перевірки даних.
   

Як вибрати, де отримати дублікат свідоцтва про шлюб залежно від місця реєстрації

Вибір способу отримання залежить від вашого поточного місця перебування та того, де був зареєстрований шлюб.

• Якщо ви проживаєте в тому ж місті, де укладали шлюб, найпростіше звернутися до місцевого відділу ДРАЦС — документ видадуть найшвидше.
• Якщо ви переїхали в інший регіон України, можна подати заяву в будь-який зручний ЦНАП — вони працюють по всій країні та приймають запити незалежно від місця реєстрації.
• Якщо ви за кордоном, оптимальний варіант — звернутися до українського консульства. Воно оформить дублікат за довіреністю або за вашою заявою.
• Якщо документ потрібен терміново, можна скористатися порталом «Дія», щоб подати електронне звернення та вибрати найближчий пункт отримання.
  

Таким чином, де отримати дублікат свідоцтва про шлюб — залежить від вашої ситуації: чи проживаєте ви в Україні або за кордоном, чи маєте доступ до онлайн-сервісів і в якому вигляді хочете отримати документ — паперовому чи електронному.

Через відділ РАЦС (ДРАЦС)

Якщо ви перебуваєте в Україні, найпряміший спосіб отримати дублікат свідоцтва про шлюб — звернутися до відділу державної реєстрації актів цивільного стану (ДРАЦС). Цей орган має доступ до актових записів і видає повторні документи на підставі даних із Державного реєстру.

Через ЦНАП або портал «Дія»

Багато хто звертається за дублікатом свідоцтва про шлюб не напряму до ДРАЦС, а через ЦНАП або онлайн-портал «Дія». Це зручно, особливо якщо ви живете в іншому регіоні, не хочете стояти в чергах або маєте обмежений час. Обидва способи дозволяють подати заяву дистанційно, але сам дублікат завжди оформлюється офіційним відділом реєстрації актів цивільного стану.

Як подати онлайн-заявку

Якщо ви обираєте подачу через ЦНАП, потрібно прийти до центру з паспортом та ідентифікаційним кодом, заповнити заяву та вказати, у якому відділі ДРАЦС хочете отримати документ. Працівники центру передають запит до реєстру актів цивільного стану, а готовий дублікат видають у тому ж ЦНАПі. Цей спосіб особливо зручний, якщо ви не хочете їхати в інше місто — усе взаємодіє за місцем проживання.

Якщо ж ви користуєтеся порталом «Дія», процедура ще простіша. Для авторизації потрібен електронний підпис (КЕП) або BankID. Після входу потрібно вибрати послугу «Видача повторного свідоцтва про шлюб», заповнити форму, прикріпити скани паспорта та ІПН, вказати причину отримання дубліката та відділ ДРАЦС, де хочете його забрати. Після відправки заявки ви отримаєте повідомлення про її прийняття та зможете відстежувати статус онлайн. Коли дублікат буде готовий, вам прийде сповіщення про можливість його отримання.

Коли електронна заявка допомагає зекономити час

Онлайн-заявка через «Дію» особливо корисна, якщо ви перебуваєте в іншому місті, за кордоном (і плануєте доручити отримання довіреній особі), або просто хочете уникнути бюрократичних черг.

По-перше, вона економить час: не потрібно особисто подавати заяву, стояти в черзі та заповнювати паперові форми.

По-друге, подача через інтернет допомагає заздалегідь обрати зручний день і місце отримання — це виключає помилки та затримки.

На практиці електронна подача пришвидшує оформлення приблизно на кілька днів, оскільки дані одразу потрапляють у систему ДРАЦС. Тому, якщо у вас є електронний підпис і ви звикли вирішувати питання онлайн, цей спосіб — найраціональніший вибір.

Через консульство за кордоном

Якщо ви проживаєте або тимчасово перебуваєте за межами України, отримати дублікат свідоцтва про шлюб все одно можливо — через консульство України у країні вашого перебування. Консульські установи виконують функції органів ДРАЦС за кордоном, тобто вони мають право приймати заяви та запитувати дублікати актових записів у Міністерстві юстиції України.

Я часто рекомендую цей спосіб тим, хто давно живе за кордоном і не планує повертатися найближчим часом. Він дозволяє оформити документ легально і без необхідності передавати оригінали через третіх осіб.

Як отримати дублікат свідоцтва про шлюб, якщо ви перебуваєте за кордоном

Щоб отримати дублікат через консульство, потрібно звернутися особисто або надіслати заяву поштою, якщо це дозволено правилами конкретної установи. На сайті консульства зазвичай розміщується форма заяви, яку можна роздрукувати та заповнити заздалегідь.

Працівники консульства надсилають офіційний запит до Міністерства юстиції України, а потім — до того відділу ДРАЦС, де зберігається актовий запис про ваш шлюб. Після отримання підтвердження дублікат виготовляється в Україні та надсилається до консульства для видачі заявнику.

Термін оформлення зазвичай становить від кількох тижнів до місяця, оскільки документи проходять кілька етапів перевірки та пересилання. Проте результат — офіційний документ, дійсний як на території України, так і за її межами (за потреби можна додатково поставити апостиль).

Які документи та довіреності знадобляться

Для подання заяви знадобляться:

• дійсний закордонний паспорт громадянина України;
  
• ідентифікаційний код (за наявності);
  
• копія свідоцтва про шлюб (якщо збереглася);
  
• заява встановленого зразка.
  

Якщо ви не можете звернутися особисто, дублікат може отримати ваш представник в Україні. Для цього потрібна нотаріально оформлена довіреність, перекладена українською мовою та легалізована або апостильована залежно від країни видачі.

Іноді консульства вимагають додаткові документи — наприклад, підтвердження зміни прізвища або свідоцтво про народження дітей, якщо запит робиться в їхніх інтересах. Тому я завжди раджу завчасно перевірити вимоги на сайті консульства або уточнити їх електронною поштою.

Такий спосіб зручний, безпечний і повністю легальний — дублікат, отриманий через консульство, нічим не відрізняється від документа, виданого безпосередньо в Україні.

Які документи потрібні для отримання дубліката

Щоб отримати дублікат свідоцтва про шлюб, необхідно підтвердити свою особу та право на отримання цього документа. Державні органи видають дублікати лише тим особам, які є учасниками актового запису (тобто подружжю), або їхнім законним представникам. Тому важливо заздалегідь підготувати всі необхідні папери, щоб подання пройшло без затримок.

Строки та вартість оформлення

Термін та вартість отримання дубліката залежать від способу подання, місця звернення та того, чи зберігся актовий запис у реєстрі. У більшості випадків оформлення займає небагато часу, але бувають винятки — наприклад, коли запис старий або його потрібно відновлювати вручну через архів.

Скільки часу займає оформлення

Стандартний термін видачі дубліката свідоцтва про шлюб становить:

• 1–3 робочі дні — якщо подаєте заяву за місцем реєстрації шлюбу і запис є в реєстрі;
• 3–5 робочих днів — якщо запис потрібно підтверджувати в іншому відділі ДРАЦС;
• до 7–10 днів — якщо звернення подається через ЦНАП або онлайн;
• 2–4 тижні — якщо ви отримуєте дублікат через консульство за кордоном;
• від 1 місяця — якщо актовий запис старий або втратився, і його потрібно відновлювати через архів.

У більшості випадків процедура проходить швидше, особливо якщо документи подані коректно та актовий запис легко знайти в електронному реєстрі.

Розмір адміністративного збору

Вартість оформлення дубліката залежить від типу послуги та місця звернення. Стандартний адміністративний збір за видачу повторного свідоцтва про шлюб становить держмито + вартість технічних послуг (для ЦНАП або консульств).

• В Україні: орієнтовна сума становить від 100 до 300 грн залежно від міста, способу подачі та терміновості.
• За кордоном: консульський збір зазвичай складає від 20 до 40 доларів / євро.
• Онлайн через «Дію»: оплата державного мита проводиться карткою, а технічні послуги можуть бути відсутні.

Точну суму завжди можна знайти у прайс-листі конкретного органу — ДРАЦС, ЦНАП або консульства. Я завжди рекомендую перевіряти актуальну інформацію перед поданням, тому що тарифи можуть змінюватися.

У консульських установах за кордоном розмір збору встановлюється окремо відповідно до тарифів консульського збору і може становити від 15 до 30 євро, залежно від країни.

Квитанцію про оплату обов’язково потрібно надати разом із заявою — без неї видача дубліката неможлива. Таким чином, оформлення дубліката не потребує значних витрат, а за умови правильно підготовлених документів процедура займає мінімум часу.

Як діяти, якщо дані про шлюб не збереглися

Іноді в реєстрі немає запису про шлюб: актову книгу втрачено, дані не внесли до електронної бази, відділ реорганізували, а архів передали з помилками. У таких випадках я використовую паралельний алгоритм: одночасно подаю запити до архівних установ і готую докази для суду. Це економить час і дає змогу швидше відновити юридичний факт.

Покроково: запит до архіву, підтвердження через суд

1. Запит до ДРАЦС/архіву.
   Подаю письмовий запит у ДРАЦС за ймовірним місцем реєстрації шлюбу та у відповідний держархів (область/місто). У запиті зазначаю ПІБ подружжя на момент реєстрації, приблизну дату, адресу РАЦСу, будь-які реквізити (номер актового запису, якщо зберігся). Додаю копії паспорта та, за можливості, старі документи: копію свідоцтва, довідки, відмітки в паспорті про шлюб.
2. Паралельні запити.
   Якщо шлюб укладали в іншому регіоні або відділ кілька разів перейменовували, направляю кілька запитів: до архіву юстиції, міського/районного архіву та ДРАЦС, який зараз адмініструє територію колишнього відділу.
3. Збір непрямих доказів.
   Поки чекаю відповіді, збираю письмові підтвердження: медичні картки пологового будинку (якщо є запис про шлюб батьків), домові книги, довідки з ЖЕКу, записи про зміну прізвища, церковні записи (якщо вінчання було близько до дати шлюбу), листування, фото з датами, свідчення очевидців (ПІБ, контакти, період знайомства).
4. Заява до суду про встановлення факту реєстрації шлюбу (гл. окремого провадження). Подаю за місцем проживання заявника. У заяві описую обставини, додаю відмови/відповіді архівів, усі зібрані докази, прошу встановити факт реєстрації шлюбу із зазначенням приблизної дати та місця. Суд викликає свідків, оцінює листи й фото.
5. Рішення суду → внесення запису.
   З рішенням суду звертаюся до ДРАЦС, який вносить актовий запис (або відновлює його) і видає дублікат свідоцтва про шлюб. На практиці ДРАЦС просить оригінал рішення з відміткою про набрання законної сили.
6. Апостиль/легалізація (за потреби).
   Якщо документ необхідний за кордоном, одразу планую апостиль на судове рішення та повторне свідоцтво, щоб не повертатися до цього питання знову.
   

Що робити при помилках у даних

Помилки зустрічаються доволі часто: неправильно вказана дата, місце, літера в прізвищі, дівоче прізвище чи по батькові. У таких випадках я дію за наступним алгоритмом:

1. Перевірка джерела помилки.
   Звіряю: що зазначено в актовому записі (у реєстрі) і що у свідоцтві. Якщо помилка лише на бланку — це технічна помилка ДРАЦС: подаю заяву на внесення виправлення та перевидачу дубліката. Додаю паспорти та документи, де коректне написання підтверджується (закордонний паспорт, свідоцтва родичів, шлюбний договір, рішення про зміну прізвища).
2. Якщо помилка в актовому записі.
   Подаю заяву до ДРАЦС про внесення змін до актового запису відповідно до ст. 22 Закону про державну реєстрацію актів цивільного стану. Підстави: документи з безспірним правильним написанням даних (дипломи, трудова книжка, військовий квиток, закордонний паспорт). ДРАЦС розглядає заяву та вносить зміни, після чого видає повторне свідоцтво.
3. Спірна ситуація — через суд.
   Якщо ДРАЦС відмовляє (недостатньо доказів, різні варіанти написання), звертаюся до суду із заявою про встановлення правильних відомостей або про зобов’язання внести зміни. Додаю максимально широкий пакет документів та свідчення очевидців.
4. Узгодженість усіх документів.
   Після внесення виправлень прошу видати дублікати з коректними даними та, за потреби, оновлюю пов’язані документи: паспорт, ІПН, записи про дітей, нотаріальні документи. Це усуває ризики в майбутньому — під час міграційних процедур, у банку чи в нотаріуса.

Якщо рухатися за цим алгоритмом, навіть за відсутності запису або за наявності значних помилок у реєстрі можна повністю відновити юридичний факт і отримати дублікат у законному порядку.