Як відновити диплом та додаток до диплому в Україні, як відновити атестат

У цій статті ми розберемо ключові питання: коли саме варто оформлювати дублікат, хто відповідальний за його видачу, як пройти процедуру дистанційно, якщо ви перебуваєте за кордоном та скільки часу та коштів реально знадобиться на відновлення.

Ми готові надати вам такі послуги:

• Апостиль на диплом
• Легалізація диплому
• Витребування освітніх документів в Україні

Замовити

* орієнтуйтеся на строки та вартість у прайс-листі наших послуг – допоможемо з перекладом, апостилем, легалізацією та доставкою документа в будь-яку точку світу.

Що таке дублікат і навіщо він вам потрібен

Якщо говорити максимально просто: дублікат диплома, атестата чи додатка – це ваш документ про освіту, виданий повторно. Це не ксерокопія, а повноцінний офіційний бланк, який має таку ж юридичну силу, як і той, що ви отримали вперше.

Його оформлюють у трьох випадках:

Для чого зазвичай замовляють дублікат? Найчастіше він стає критично необхідним для апостилю та легалізації при виїзді за кордон. Без нього ви не зможете офіційно працевлаштуватися за фахом або продовжити навчання в іншій країні. Та й просто мати повний комплект документів «на руках» – це питання вашої юридичної безпеки.

На практиці ми постійно бачимо одну й ту саму помилку – люди відкладають відновлення документів «на потім». Мовляв, «знадобиться – тоді й зроблю». Але коли документ стає потрібен «на вчора», з’ясовується, що процедура потребує часу, якого вже немає. Тому краще мати дублікат заздалегідь.

Коли без дубліката не обійтися: реальні випадки

Зазвичай потреба в дублікаті виникає у двох сценаріях. Перший – очевидний: документ втрачено або фізично зіпсовано. Другий – підступніший: коли в оригіналі є помилка.

Людський фактор при заповненні документів ніхто не скасовував, тому в дипломах часто зустрічаються:

• Неправильно написане прізвище чи ім’я (навіть одна помилкова літера робить документ недійсним).
• Зайва цифра в номері документа.
• Розбіжність даних: коли в дипломі вказано один номер, а в додатку до нього – зовсім інший.

Кейс із практики: Нещодавно наш клієнт подавав документи на апостиль. Під час перевірки з’ясувалося, що в номері додатка до диплома була лише одна зайва цифра. Через цю технічну помилку апостиль не поставили, оскільки дані в реєстрах не збігалися. Клієнту довелося повертати «зіпсований» оригінал до університету та проходити процедуру отримання дубліката з правильними реквізитами.

Такі випадки трапляються постійно. І проблема в тому, що ви можете роками не знати про цю помилку, поки не вирішите легалізувати документ для роботи чи навчання за кордоном.

Як виглядають документи

Хто видає дублікат: куди звертатися та які є нюанси

За загальним правилом, дублікат видає той самий навчальний заклад, який ви видав оригінал: ваша школа, коледж чи університет. Якщо ви випускник конкретного вишу – звертатися потрібно саме до його адміністрації (зазвичай це відділ кадрів або архів).

Проте існує низка складних ситуацій, де стандартний шлях не працює:

• Заклад на тимчасово окупованій території або ліквідований: У такому разі отримати документ безпосередньо в ньому неможливо. Вам потрібно знайти правонаступника – інший університет, який офіційно прийняв архіви та зобов’язання вашого закладу.
• Правонаступник відсутній: Якщо правонаступника не призначено, необхідно звертатися безпосередньо до Міністерства освіти і науки України (МОН). Фахівці міністерства визначать, якому закладу передано архіви, або призначать установу, куди ви зможете подати запит на видачу дубліката.
• Судовий шлях: У поодиноких випадках, коли записи в архівах втрачено повністю (наприклад, через знищення архівів), доводиться звертатися до суду для підтвердження факту навчання. Але це скоріше виняток із правил.

Хто має право подати запит: особисто чи через представника

Подати документи на дублікат можна двома шляхами: самостійно або доручити це іншій особі. Проте єдиного стандарту немає – кожен університет встановлює свої правила.

Основні варіанти подачі:

1. Нотаріальна довіреність (найпоширеніший шлях): Якщо ви за кордоном, ви оформлюєте довіреність у місцевого нотаріуса.
   • Для країн Гаазької конвенції: обов’язково ставиться апостиль.
   • В Україні: оригінал довіреності потрібно перекласти українською та завірити переклад у нотаріуса (якщо текст довіреності вже був українською – перекладається лише штамп апостиля). Після цього ваш представник може подати пакет документів.
2. Проста письмова довіреність: Деякі заклади приймають звичайну заяву з вашим підписом без нотаріуса, але це рідкісний виняток.
3. Електронна подача з КЕП: Існують прогресивні університети (їх одиниці), які приймають довіреності, підписані КЕП (кваліфікованим електронним підписом), або надсилають дублікати поштою.

Що потрібно подати: список документів та ключові дані

Стандартного набору «для всіх» не існує – кожен виш має право встановлювати власні вимоги. Проте є базовий пакет, без якого процедуру не розпочнуть.

Базовий пакет документів:

• Паспорт: внутрішній (книжечка) або ID-картка.
• РНОКПП: ваш ідентифікаційний код.
• Закордонний паспорт: він необхідний для правильної транслітерації вашого імені латиницею в новому дипломі.
• Підтвердження зміни прізвища: якщо ви змінювали дані після випуску (наприклад, свідоцтво про шлюб).
• Нотаріальна довіреність: якщо документи подає представник.

Специфічні вимоги окремих університетів:

• Витяг про місце проживання: часто просять власників ID-карток.
• Оголошення в газеті: деякі заклади досі вимагають публікацію про втрату оригіналу.
• Довідка з поліції: якщо документ було викрадено або втрачено за певних обставин.
• Пояснювальна записка: заява у довільній формі з описом обставин втрати.

Важливий нюанс: Якщо ви оформлюєте дублікат через помилку в оригіналі, університет вимагатиме повернути старий документ. Тобто ви здаєте оригінал із помилкою в обмін на новий коректний дублікат. Це обов’язкова процедура “заміни”.

На кого оформлювати довіреність і як зробити це з-за кордону

У 90% випадків, якщо ви не можете приїхати в університет особисто, без нотаріальної довіреності не обійтися. Вона оформлюється на людину, яка фактично буде подавати заяву та забирати готовий бланк – наприклад, на нашого співробітника або вашого родича в Україні.

Процедура для тих, хто перебуває за кордоном:

1. Підпис у нотаріуса: Ви звертаєтеся до місцевого нотаріуса в країні перебування.
2. Легалізація: Документ засвідчується апостилем (для країн Гаазької конвенції) або проходить консульську легалізацію (для інших країн).
3. Пересилка: Оригінал довіреності надсилається нам в Україну.

Чим ми допомагаємо на цьому етапі? Ми надаємо перевірений шаблон, щоб у ВНЗ не виникло питань до повноважень представника. Наші представники працюють у найбільших містах (Харків, Одеса, Львів та інші), тому ми подаємо документи особисто. Вам не потрібно самостійно телефонувати в канцелярію чи їхати в університет. Ви підписуєте довіреність та надсилаєте нам скани документів – ми беремо на себе все інше: від першого візиту до вишу до відправлення готового дубліката вам за кордон.

Як подати та отримати документ: чи можливо це зробити дистанційно?

Коротке зауваження: подати заявку – легко, отримати готовий бланк – складніше. Усе залежить від «цифровізації» конкретного університету.

Способи подачі та отримання:

Чи реально отримати дублікат, перебуваючи за кордоном?

Так, це можливо, але з урахуванням логістичних нюансів. Подати запит онлайн – не проблема. Складність виникає на етапі видачі: університети вкрай рідко погоджуються на пряме пересилання документів за кордон.

Важливо: Один університет може піти назустріч і відправити дублікат поштою, а інший – категорично вимагатиме особистої присутності власника або представника. Тому ми завжди заздалегідь уточнюємо позицію ВНЗ.

Формат, строки та вартість: до чого готуватися

Отримання дубліката – це процес, де багато залежить від внутрішніх регламентів вашого навчального закладу. Ось основні моменти:

1. Що ви отримаєте на руки та як перевірити документ?

Зазвичай дублікат – це паперовий бланк або пластикова картка (залежно від того, чи це атестат, диплом чи додаток).

• Мова: Основна – українська. У сучасних дипломах або міжнародних програмах часто видають двомовні варіанти (укр/англ).
• Перевірка: Кожен документ можна миттєво перевірити через ЄДЕБО (Єдину державну електронну базу з питань освіти) за номером та серією. Якщо він там є – документ дійсний.
• Апостиль: Якщо дублікат потрібен для закордону, на нього ставиться апостиль у МОН.
  Нюанс: Навіть якщо ви оплатили «терміновий» апостиль, процес може затягнутися, якщо МОН надішле запит в університет для підтвердження справжності підписів.

2. Строки виготовлення: чому це «лотерея»?

Будемо чесними: офіційно прискореної процедури не існує.

• Реальність: Один університет може впоратися за 1 місяць, інший – розтягнути процес на пів року.
• Від чого це залежить? Від людського фактора: чи не у відпустці працівник архіву, наскільки швидко працює канцелярія та як часто університет замовляє бланки в друкарні.
• Чи можна прискорити? Іноді вдається знайти спільну мову з відділом кадрів або архівом, пояснивши терміновість (наприклад, вимога іноземного роботодавця), але гарантій тут немає.

3. Офіційні платежі: скільки це коштує?

Єдиної ціни по Україні немає. Кожен заклад самостійно встановлює вартість виготовлення бланка:

Діапазон цін: від 40–100 грн до 700–800 грн.

Від чого залежить ціна? Тип документа (пластик чи папір), форма навчання, необхідність піднімати глибокі архіви.

Якщо дублікат видається через помилку, яку припустився сам університет, зазвичай плата не береться – заклад виправляє свій прорахунок безкоштовно (хоча бувають винятки).

Термін дії дубліката та коли найкраще починати оформлення

Дублікат диплома або атестата – це документ без терміну придатності. Він залишається чинним так само, як і первинний оригінал, і не потребує ніяких поновлень з часом.

Проте, є критично важливий нюанс – час подачі запиту. Хоча університети працюють цілий рік, ми наполегливо радимо враховувати «сезонність» їхньої роботи.

Золотий період: з жовтня по квітень. У цей час навчальний процес стабільний, канцелярії та архіви працюють у штатному режимі, а черги на оформлення документів мінімальні.

Влітку більшість університетів буквально «завмирають». Починається вступна кампанія, а співробітники архівів та канцелярій масово йдуть у відпустки. У цей період доступ до архівів може бути обмежений, і процедура, яка зазвичай триває місяць, може розтягнутися на три.

Легалізація дубліката: переклад, апостиль та консульська легалізація

Якщо ви відновлюєте диплом «для себе», на цьому процедура завершується. Але якщо документ потрібен для використання за кордоном, його необхідно легалізувати. Спосіб залежить від країни, куди ви подаєте папери.

Деякі країни (наприклад, Італія) вимагають найвищий рівень засвідчення. Як це працює:

1. Ставимо апостиль на оригінал дубліката.
2. Робимо нотаріальний переклад.
3. Ставимо другий апостиль вже на сам переклад.

Вимоги можуть відрізнятися навіть у межах однієї країни залежно від конкретного відомства чи університету. Тому ми завжди радимо клієнтам спочатку уточнити вимоги за місцем подачі, а вже потім замовляти переклад чи подвійне апостилювання. Ми підкажемо, який саме формат потрібен у вашому випадку, щоб не витрачати гроші на зайві штампи.

Висновок

Відновити диплом або атестат, навіть перебуваючи за кордоном – цілком реальна задача. Головне – пам’ятати, що кожен навчальний заклад має свої «правила гри», строки та бюрократичні нюанси. 

Дублікат – це ваша впевненість у завтрашньому дні при подачі документів у будь-якій точці світу. Не чекайте моменту, коли він знадобиться «на вчора». Довірте паперову роботу професіоналам, і ми зробимо все офіційно, перевірено та максимально швидко.