Як отримати копію свідоцтва про смерть
Допоможемо вам розібратися, як отримати копію свідоцтва про смерть, якщо оригінал загублений, пошкоджений або залишився в архівах іншого міста. Цей документ часто потрібен для оформлення спадщини, закриття банківських рахунків, підтвердження родинних зв’язків або подання документів до державних органів. Отримати копію можна через ДРАЦС, ЦНАП, портал «Дія» або консульство України за кордоном. У цій статті детально пояснюється, хто має право замовити копію, які документи потрібні, як проходить процедура та що робити, якщо у видачі відмовили.
Ми готові надати вам такі послуги:
* орієнтуйтеся на строки та вартість у
прайс-листі наші послуги – допоможемо з перекладом, апостилем, легалізацією та доставкою документа в будь-яку точку світу.
Хочете дізнатися, як ми працюємо, або замовити послугу?
Залиште заявку, і наш юрист зв’яжеться з вами
Коли може знадобитися копія свідоцтва про смерть
Коли я спілкуюся з клієнтами щодо копії свідоцтва про смерть, майже завжди за цим стоїть практична потреба — оформлення спадщини, закриття банківського рахунку, підтвердження родинних зв’язків або отримання соціальних виплат. Цей документ є одним із ключових у юридичних та майнових процедурах, адже він підтверджує сам факт смерті людини. Без нього неможливо провести багато нотаріальних та адміністративних дій.
Копія свідоцтва про смерть може знадобитися в таких випадках:
- ⚖️ оформлення спадщини у нотаріуса;
- 🏠 реєстрація права власності на майно померлого;
- 💳 закриття банківських і депозитних рахунків;
- 👵 отримання пенсій, допомог або страхових виплат;
- 📑 підготовка документів для суду чи міграційних органів;
- 🌍 підтвердження факту смерті під час оформлення документів за кордоном.
Навіть якщо оригінал свідоцтва у вас є, іноді просять саме копію, особливо коли потрібно подати документи одразу до кількох установ.
Чим відрізняється копія від дубліката
Це питання часто викликає плутанину, тому давайте розберемось.
Копія — це засвідчене відтворення оригіналу, зроблене з наявного свідоцтва. Її можна отримати в органі ДРАЦС або засвідчити нотаріально. Використовується для подання документів, коли оригінал не потрібно залишати.
Дублікат — це нове свідоцтво, що замінює загублений або пошкоджений оригінал. Його оформлюють заново — з новою печаткою та підписом реєстратора. Такий документ має ту саму юридичну силу, що й первинний оригінал, і повністю його замінює.
Простіше кажучи: копію отримують, коли оригінал збережено і потрібен додатковий примірник для справ, а дублікат — коли оригінал втрачено.
Як виглядає дублікат свідоцтва про смерть
Хто має право отримати копію свідоцтва про смерть
Багато хто думає, що копію свідоцтва можна замовити будь-коли і будь-кому, але на практиці цей документ видають лише обмеженому колу осіб. Причина проста — у свідоцтві містяться персональні дані, і закон захищає їх від сторонніх осіб.
Родичі та законні представники
Передусім копію свідоцтва про смерть може отримати близький родич померлого — чоловік або дружина, батьки, діти, брати, сестри, онуки. Якщо звертається не сам родич, а його представник, він має надати нотаріально посвідчену довіреність.
Також копію можуть замовити:
- опікун або піклувальник померлого (якщо такий статус був встановлений);
- спадкоємець, зазначений у заповіті;
- нотаріус, який веде спадкову справу.
У всіх цих випадках потрібно підтвердити своє право — документами, що підтверджують родинні зв’язки або повноваження (свідоцтво про народження, шлюб, довіреність, рішення суду тощо).
Інші особи — за рішенням суду або при наявності законного інтересу
Іноді копію може отримати й людина, яка не є родичем померлого, але має законний інтерес. Наприклад, представник страхової компанії, адвокат, орендодавець чи слідчий. У таких випадках потрібно надати документальне підтвердження підстав, з яких запитується копія. Якщо орган ДРАЦС визнає ці підстави недостатніми, залишається варіант — звернутися до суду і отримати дозвіл на видачу.
Де взяти копію свідоцтва про смерть
Коли виникає потреба отримати копію свідоцтва про смерть, важливо знати, що цей документ можна замовити у кількох установах — залежно від того, де була зареєстрована смерть і де вам зручніше звертатися.
Органи ДРАЦС
Найпростіший спосіб — звернутися до відділу ДРАЦС, де первісно була зареєстрована смерть. Саме там зберігається актовий запис, на підставі якого видаються копії та дублікати. Якщо ви перебуваєте в іншому місті, можна подати заяву в будь-який інший ДРАЦС, зазначивши місце первинної реєстрації — запит передадуть через внутрішню систему, і ви отримаєте документ за місцем звернення.
Через ЦНАП
Копію свідоцтва можна замовити і через Центр надання адміністративних послуг (ЦНАП). Адміністратор допоможе заповнити заяву, перевірить документи та передасть запит до відповідного органу ДРАЦС. Це зручно, якщо ви хочете уникнути черг або звертаєтесь не за місцем реєстрації.
Через портал «Дія»
Якщо ви користуєтесь порталом «Дія», копію можна замовити онлайн, не виходячи з дому. Для цього потрібно:
- Авторизуватись у системі;
- Знайти послугу «Отримання повторного свідоцтва»;
- Вказати тип документа — «свідоцтво про смерть»;
- Заповнити дані померлого та спосіб отримання (електронна копія або паперовий екземпляр).
Цей спосіб зручний, якщо вам потрібна електронна версія документа або ви проживаєте за кордоном.
У консульстві — якщо смерть сталася за кордоном
Якщо людина померла за межами України і смерть зареєстрована в українському консульстві, копію свідоцтва можна отримати через те саме консульське представництво. За потреби документ можна замовити і в Україні, зазначивши місце консульської реєстрації та надавши підтвердження родинних зв’язків.
Як отримати копію свідоцтва про смерть родича
Тепер розберімо саму процедуру. Коли ви хочете отримати копію свідоцтва про смерть родича, важливо розуміти, що вона видається лише на підставі актового запису про смерть, який зберігається в органі ДРАЦС. Процедура досить проста, але вимагає дотримання формальностей.
Покрокова інструкція
Крок 1. Зверніться до органу ДРАЦС, ЦНАП або подайте заявку через «Дію».
Ви можете обрати будь-який зручний спосіб — особисто, через адміністратора центру надання послуг або онлайн. Якщо смерть зареєстрована в іншому місті, запит передадуть через внутрішню систему.
Крок 2. Підготуйте необхідні документи.
Вам потрібно мати при собі:
- паспорт заявника;
- документ, що підтверджує родинний зв’язок (наприклад, свідоцтво про народження, шлюб або рішення суду);
- за потреби — довіреність або рішення суду, якщо звертається представник;
- квитанцію про сплату адміністративного збору.
Крок 3. Подайте заяву.
У заяві зазначаються:
- ім’я та прізвище померлого;
- дата і місце смерті;
- ваші дані та підстава для отримання копії;
- спосіб отримання — особисто або поштою.
Крок 4. Сплатіть адміністративний збір.
Розмір збору встановлюється постановою Кабінету Міністрів. Зазвичай це невелика сума — від кількох десятків гривень. Оплатити можна в касі, через термінал або онлайн.
Крок 5. Отримайте готову копію.
Зазвичай термін видачі становить від 1 до 5 робочих днів. Якщо актовий запис знаходиться в іншому регіоні, процес може тривати трохи довше.
Документ видають особисто в руки або надсилають на вказану адресу.
Що важливо знати
- Якщо оригінал свідоцтва збережено, копію можна зробити та нотаріально засвідчити без звернення до ДРАЦС.
- Якщо ви проживаєте за кордоном, копію можна замовити через консульство або оформити довіреність на родича в Україні.
- Копія має обмежений строк дії, якщо її використовують для офіційних процедур за кордоном — у такому випадку документ потрібно апостилювати або легалізувати через консульство.
Де можна взяти копію свідоцтва про смерть, якщо оригінал втрачено
Втрата свідоцтва про смерть — досить поширена ситуація, особливо якщо документ було видано багато років тому або він використовувався в різних установах. У таких випадках не варто панікувати: законодавством передбачено можливість отримати дублікат, який повністю замінює оригінал.
Що робити у разі втрати документа
Якщо оригінал свідоцтва втрачено або пошкоджено, потрібно звернутися до органу ДРАЦС, де була зареєстрована смерть. Саме там зберігається актовий запис, на підставі якого видають новий примірник — дублікат свідоцтва.
Якщо ви перебуваєте в іншому регіоні, заяву можна подати у будь-який ДРАЦС, зазначивши місце первинної реєстрації.
Для зручності також можна оформити запит:
- через ЦНАП — при особистому зверненні;
- через портал «Дія» — за наявності електронного підпису;
- у консульстві України — якщо смерть була зареєстрована за кордоном.
Як підтвердити родинні зв’язки
Щоб отримати дублікат, потрібно підтвердити своє право на документ. Для цього підходять такі документи:
- свідоцтво про народження (якщо померлий — батько або мати);
- свідоцтво про шлюб (якщо помер — чоловік або дружина);
- рішення суду, що встановлює родинний зв’язок;
- нотаріально засвідчена довіреність (якщо звертається представник).
Якщо родинні зв’язки неочевидні або документів недостатньо, іноді потрібне рішення суду, яке підтверджує право на отримання свідоцтва.
Особливості відновлення для іноземних громадян
Якщо смерть сталася за кордоном, але померлий був громадянином України, дублікат видається через українське консульство. Якщо ж смерть зареєстрована іноземним органом, спочатку потрібно отримати іноземне свідоцтво про смерть, а потім — зробити його переклад і легалізацію. Лише після цього можна внести дані до українського реєстру та отримати український документ.
Що робити, якщо у видачі відмовили
Іноді заявники стикаються з ситуацією, коли в органі ДРАЦС відмовляють у видачі копії або дубліката свідоцтва про смерть. Це неприємно, але в більшості випадків проблему можна вирішити — головне зрозуміти причини відмови та порядок подальших дій.
Причини відмови
На практиці найчастіше трапляються такі ситуації:
- відсутність підтвердження родинних зв’язків — наприклад, якщо в документах різні прізвища або немає прямого зв’язку між заявником і померлим;
- помилки в даних — розбіжності в датах, іменах або місці реєстрації;
- ненадання необхідних документів — довіреності, паспорта чи квитанції про оплату;
- звернення особи, яка не має законного інтересу — коли людина не може обґрунтувати, навіщо їй потрібен документ.
Іноді відмова пов’язана не з порушеннями, а з тим, що актовий запис втрачено або не оцифровано — особливо якщо йдеться про старі записи радянського періоду. У такому випадку запит передають до обласного управління юстиції, де проводиться архівний пошук.
Як діяти у разі відмови
- Попросіть письмове пояснення.
ДРАЦС зобов’язаний видати офіційний документ із зазначенням причини відмови. Це допоможе зрозуміти, що саме потрібно виправити. - Подайте заяву повторно після усунення недоліків.
Часто достатньо додати відсутні документи або уточнити дані, і копію видадуть без проблем. - Якщо питання не вирішене — зверніться до суду.
Через суд можна підтвердити факт родинних зв’язків, встановити юридичний інтерес або зобов’язати орган ДРАЦС видати документ. У більшості таких справ суди стають на бік заявника, якщо він дійсно має законні підстави для отримання свідоцтва.
У більшості випадків отримати копію або дублікат свідоцтва про смерть — нескладна процедура, якщо правильно оформити заяву та підтвердити свої права. Головне — звертатися лише до офіційних органів, адже саме там зберігається актовий запис, на підставі якого можна відновити будь-який документ.
Хочете дізнатися, як ми працюємо, або замовити послугу?
Залиште заявку, і наш юрист зв’яжеться з вами
